Érkeztetés és szignálás

Küldemények érkeztetése

Az érkeztetés a TriDoc rendszerben négy különböző módon történhet:

• automatikus érkeztetés beállított érkeztetési könyvtárak (folderek) használatával

• automatikus érkeztetés beállított email érkeztetési csatorna használatával

• automatikus érkeztetés webservice-en keresztül

• manuális érkeztetés

Automatikus érkeztetések esetén a beérkező dokumentumok érkeztetési kartonja az előre definiált adatok segítségével a rendszer által kerül kitöltésre.

Manuális érkeztetésnél az érkeztetésért felelős kolléga rögzíti a beérkező küldemény/irat adatait. A levél bontása történhet az érkeztetéssel azonos időben, de egy későbbi időpontban, akár más felhasználó által is. A bontásra váró küldemények a bontási munkalistában várakoznak.

Az érkeztetéskor rögzített küldőhöz, illetve címzetthez kapcsolódó adatok kinyerhetők a rendszer partnertörzséből, de akár manuális bevitellel is felvihetők.

Az érkeztetés során az érkeztető dönt a levél további sorsáról, hogy a levél iktatandó vagy sem. Amennyiben iktatandó, úgy az alábbi lehetőségek közül választhat:

• szkennelés nem szükséges

• szkennelés és OCR is szükséges

• szkennelésre, OCR feldolgozásra és meta adat kinyerésre is szükség van.

A digitalizálásra és iktatásra váró dokumentumok a Szkennelési és Iktatási munkalistákban várják a feldolgozást.

Az érkeztetés során lehetőség van az érkeztetett iratok vonalkódos azonosítására. A vonalkódok használata révén a digitalizált anyagok egyszerűen összekapcsolhatók érkeztetési kartonjaikkal.

Az érkeztetést követően kerül sor a küldemény bontására. A bontás lezárásával indulhat el az irat iktatása, az irat átkerül az Iktatási munkalistába.

A bontást követően a következő lehetőségeink vannak:

• Kezdő irat iktatása (egy új ügy és hozzá tartozó irat létrehozása)

• Előzmény vizsgálat  (irat iktatása egy meglévő ügyhöz)

• Iktatás ügy nélkül

• Nem iktatandó állapotba helyezés

A címzett a küldemény kibontását követően eldönti, hogy szükséges-e a küldemény iktatása. Ha nem, akkor azt „nem iktatandó”-ként kell jelölni a rendszerben. Amennyiben iktatandó az érkeztetett postai küldemény, akkor annak feldolgozását az iktató jogosultsággal rendelkező (is) felhasználónak kell folytatnia.

Manuális érkeztetés folyamata

Manuális érkeztetés folyamata automatikus fájlcsatolással

Automatikus érkeztetés folyamata

Automatikus érkeztetés és iktatás folyamata

Szignálás - ügyintéző kijelölés

A már érkeztetett, ezzel szignálásra előkészített anyagokhoz az arra jogosult szervezeti egység, vagy személy kijelöli az ügyintézést végző személyt. A TriDoc enterprise rendszer egyaránt támogatja a manuális és az automatikus szignálást.

A szignálás történhet konkrét személyre, vagy szervezeti egységre. Szervezeti egység esetén az irat szignálható a szervezeti egység vezetőjének, beosztás vagy terheltség alapján, vagy minden munkatárs számára.

A szignálást adott esetben a címzett visszautasíthatja, ekkor az irat visszakerül a szignáló személy szignálási munkalistájára.