A TriDoc enterpriseban tárolt dokumentumok elektronikus, valamint papír alapú nyomon követését is támogatja a rendszer. Mivel azonban az elektronikus és papír alapú dokumentumok mozgása szervezeti egységek vagy szervezeti egység és irattár között eltérő ütemben történhetnek, így megoldásunk is egymástól elkülönülten kezeli az iratkép és papír alapú irat mozgatását.
Elektronikus iratok nyomon követése
A rendszerbe felvitt elektronikus iratképeket a munkafolyamatok során több felhasználó is kezelheti. Ennek nyomon követését a rendszer automatikusan végzi, így bármikor visszakereshető, hogy mely felhasználónál található az adott irat az adott időpillanatban.
A workflow folyamatok során iratcsoportok, azaz ügyek átadása/átvétele történik. A szignálási lépésekkel együtt a rendszer automatikusan beazonosítja az ügy aktuális birtokosát, azaz egyértelműen meghatározható az iratok kezelője is.
Papír alapú iratok nyomon követése
A papír alapú dokumentumok mozgatása történhet az elektronikus iratképpel párhuzamosan vagy attól eltérő ütemben. Ennek megfelelően a rendszerben is külön történhet a fizikai dokumentum vándorlása.
Amennyiben a papír alapú dokumentumokat is követni kívánjuk, abban az esetben elengedhetetlen a dokumentumok egyedi vonalkóddal történő ellátása. A dokumentumok mozgatásának tényét a rendszerben rögzített átadás-átvételi rekord igazolja.
Egyedi igény esetén RFID dokumentumkövetés megvalósítására is van lehetőség.
Irattározás
Az elektronikus iratképek mellett a fizikai dokumentumok nyomon követésének lehetőségét is biztosítja a rendszer és azzal együtt azok átmeneti, vagy központi irattárba való elhelyezését is. Az irattározás támogatás funkció segítségével bármikor lekérdezhetjük, hogy az adott irat mely fizikai gyűjtőkartonban található és az melyik irattárban került tárolásra.
TriDoc enterprise
Iratkezelés nagyvállalati szemléletben
Átfogó iratkezelési megoldások a szerződések, számlák, megrendelések és egyéb beérkező és belső keletkezésű vállalati dokumentumok hatékony és biztonságos nyilvántartására.
