Workflow modellek és tervezés

A TriDoc enterprise workflow motorja különböző üzleti igények megvalósítását támogatja. A workflow beállításától függően lehet megengedő vagy kevésbé megengedő workflow implementációkat meghatározni.

Workflow modell típusok

Szigorú workflow

Amennyiben a workflow állapotátmenet szabályainak megadásakor előre definiáljuk, hogy milyen feltételek esetén, mely állapotból mely állapotba, melyik következő ügyintézőhöz kerül az ügy, akkor szigorú worfklow kialakításról beszélünk.

Megengedő workflow

Workflow tervezéskor lehetőségünk van megadni választási lehetőségeket amelyek közül a felhasználó fog választani a workflow végrehajtása alatt. Ez azt jelenti, hogy a munkafolyamat előre definiált, de bizonyos szabadságot biztosít az ügyintézőknek, hogy az esetlegesen előre le nem írható életszerű szituációkban szabadon dönthessenek.

Ad hoc workflow

Ha viszont megengedjük, hogy a felhasználó a munkafolyamat végrehajtása közben döntse el, hogy melyik ügyintézőnek kívánja átadni az ügyet, akkor ad hoc workflowról beszélünk.

Az előzőek alapján is látható, hogy a workflow tervezésekor a munkafolyamatok kialakítói döntik el, hogy milyen típusú workflowt definiálnak.

Alapfogalmak

A munkafolyamatok tervezéséhez a következő fogalmak megértésére lesz szükség:

• Workflow vagy munkafolyamat: Az az eljárás, ahogy az adott ügykörbe tartozó ügyet kezelni kell.

• Ügy: Az iratokat és az iratokkal kapcsolatos teendőket valamilyen szempontból összefogó fogalom.

• Ügy felelőse: Az a személy, akit az ügy felelősének kijelöltek. Nem feltétlenül ugyanaz a személy, mint az ügyintéző. A felelős az ügy teljes ügymeneten keresztüli követésért felelős általában.

• Ügyintéző: Az a személy, aki az ügyet a munkafolyamat egy vagy több lépésénél megkapja, és az adott lépések elvégezéséért felel.

• Munkapont: Munkapontnak nevezzük a munkamenet egyes állomásait. Egy ügy különböző munkapontokon lehet, függetlenül az ügyintézőktől és az ügy állapotától.

• Munkapontátmenet: Munkapontátmenetnek azokat a szabályokat nevezzük, amelyek hatására az ügy a workflow egyik munkapontjából egy másik munkapontjába kerül át.

• Ügy állapota: Az ügy állapota kifejezi, hogy az ügy végrehajtás során éppen milyen állapotban van. Az állapotok szabadon definiálhatók. Az állapot fogalma eltér a munkapont fogalmától.

• Ügykör: Az ügyek csoportosítására használt fogalom, amely egyértelműen meghatározza, hogy melyik workflow modell szerint kell kezelni az adott ügykörbe tartozó ügyeket.

Ügykörök kialakítása

Iktatáskor az adott dokumentumokat új vagy meglévő ügyekhez rendelhetjük. Ezek az ügyek különböző ügykörökbe tartozhatnak, melyek egyértelműen meghatározzák, hogy milyen munkamenetet kell indítani az adott ügy feldolgozására. Ennek megfelelően az ügyköröket úgy célszerű kialakítani, hogy azokhoz egyértelműen munkafolyamatokat lehessen rendelni.

Egy ügykörhöz - a hatályos irattári terven belül -  csak egy workflow rendelhető, de egy workflowt több ügykörnél is használhatunk.

Munkafolyamatok tervezése

Minden munkafolyamat tervezése a következő lépésekből áll:

1. Azon ügyintézők meghatározása, akik részt vesznek a munkafolyamatban.

2. Azon szervezeti egységek, osztályok meghatározása, amelyek érintettek az ügymenetben.

3. Azon ügyállapotok meghatározása, amelyek végigkísérik az ügy életútját.

4. Azon munkapontok meghatározása, amelyek lépései lesznek a munkafolyamatnak.

5. Az ügy feldolgozása során elvégzendő feladatok meghatározása.

6. A munkapontok és teljes ügymenet határidejének meghatározása.

7. Az ügymenethez kapcsolódó általános ügykezelés meghatározása.

8. Az ügy munkapontjainak tervezése az előzőek alapján.

9. Az ügy munkapont átmeneteinek tervezése az előzőek alapján.

Workflow munkapont tervezés

A munkapontok tervezése során a kiválasztott munkafolyamathoz rögzítenünk kell:

• egy darab  START állapotot,

• az összegyűjtött köztes munkaállapotokat,

• egy vagy több END állapotot.

Amennyiben gráf elméleti vagy véges automatákkal kapcsolatos ismeretekkel rendelkezünk, úgy előbb célszerű a tanultak alapján véges automatával modellezni a kialakítandó munkafolyamatokat. Ebben az esetben a munkapontok megfeleltethetők a véges automata állapotaival, a munkapont-állapotok pedig a véges automata állapotátmeneteivel.

Munkapontátmenetek tervezése

A munkapontátmenetek tervezésekor annyi darab átmenetet kell definiálnunk, ahány féle képpen mehetünk át az egyik munkapontból bármelyik másik munkapontba.

Induljunk ki a START állapotból és vizsgáljuk meg, hogy mely munkapontokba kerülhet az ügy.

Amennyiben például három munkapontba is kerülhetünk a START állapotból, úgy ezekhez egy egy munkapontátmenetet kell meghatároznunk.

Ezekből a munkapontokból aztán újra meg kell vizsgálnunk, hogy mely munkapontokba juthat el az ügy. És az előzőekhez hasonlóan ezekhez is átmeneteket kell definiálnunk, és így tovább.

Minden egyes munkapontátmenetnél a következő lehetőségeink vannak, amelyek meghatározzák, hogy hogyan viselkedjen a workflow (előre definiált szigorú, előre definiált, ad hoc):

1. Következő munkapont meghatározása

Az átmenet meghatározásakor döntenünk kell, hogy

• maradjon az ügy a jelenlegi munkaponton

• kerüljön át új munkapontba - ha új munkaponthoz kerül az ügy, akkor ki kell választani az új munkapontot

Beállíthatjuk, hogy az ügyintéző munkavégzés közben döntse el, hogy melyik legyen a következő munkapont.

2. Ügyintéző meghatározása

Az átmenet meghatározásakor döntenünk kell, hogy

• maradjon az ügy a jelenlegi ügyintézőnél

• kerüljön át új ügyintézőhöz - ha új ügyintézőhöz kerül az ügy, akkor ki kell választani a szervezeti egységet és a kiosztási algoritmust vagy a konkrét személyt

Beállíthatjuk, hogy az ügyintéző munkavégzés közben döntse el, hogy ki legyen a következő ügyintéző.​

3. Következő ügystátusz meghatározása

Az átmenet meghatározásakor döntenünk kell, hogy

• maradjon az ügy a jelenlegi státuszban

• kerüljön át új státuszba - ha új státuszba kerül az ügy, akkor ki kell választani az új státuszt

Beállíthatjuk, hogy az ügyintéző munkavégzés közben döntse el, hogy melyik legyen a következő státusz.

 

A megtervezett workflow utólag, igény esetén a megfelelő jogosultság birtokában még módosítható. A workflow folyamat módosítását követően a rendszer minden esetben ellenőrzi a módosított folyamatot.