Irattári tervek

A vállalat dokumentációs rendjét, a követett iratkezelési előírásokat a vállalat által megfogalmazott és elfogadott iratkezelési szabályzat határozza meg, melynek részét képezi a TriDoc rendszerben kialakított irattári terv.

Adott időszakban egy hatályos irattári terv létezhet, minden korábbi irattári terv archiválásra kerül. Az archív irattári tervekre vonatkozó beállítások a későbbiekben bármikor megtekinthetők. Új terveket korábbiak másolásával, a megfelelő módosításokat elvégezve hozhatunk létre.

A hatályos irattári terv meghatározza:

• Iktatószám formátumokat

• Ügyköröket

• Ügykörökhöz kapcsolódó workflow folyamatokat

Év záráskor automatikusan megtörténhet az adott évi, még le nem zárt iktatókönyvek zárása, archiválása. Az új irattári terv hatályba lép, a rendszer adminisztrátor létrehozza az új évre érvényes iktatókönyvrendszert, definiálja az iktatószám formátumokat, módosítja az ügykörökhöz rendelt jóváhagyási folyamatokat. A kiosztott iktatószámok futó sorszáma újraindul.

Iktatóhelyek és iktatókönyvek

A beérkező dokumentumok érkeztetése és iktatása történhet egy központi iktatóban, vagy akár több, egymástól fizikailag elkülönített érkeztető- és iktatóhelyen. Az érkeztetés és iktatás során ezen fizikai helyek megjelölése előzőleg megadott értékek közüli választással történik.

Szintén előre definiált iktatókönyvekbe történik az iratok iktatása. Az egyes iktatókönyvekbe tartozó iratok iktatószámos azonosítása egyedi futó sorszámmal történik.

Irattári tételszám

Minden ügykör egyedileg irattári tételszámmal látható el. Az irattári tételszámok formátuma tetszőlegesen adható meg.

Ügykör

Az irattári tervek határozzák meg az aktuálisan használatban lévő ügyköröket. Egy ügykört a hozzá rendelt ügytípus, az irattári tételszáma és a megőrzési határidő definiálja. A TriDoc enterprise rendszer részét képező worfklow modul alapja az ügykör alapú munkafolyamat meghatározás. Egy ügykör egyértelműen meghatározza a hozzá kapcsolódó munkafolyamatot.