Jóváhagyási folyamatok – Jóváhagyási workflow

  • Célja: iratok jóváhagyását szolgálja

  • Résztvevő entitás: irat (véglegesített formában)

  • Szereplők: jóváhagyók

  • Folyamatot meghatározza: irat típusa (esetleg az irathoz rendelt projekt, kiegészítve az irat típusát)

  • Folyamat elindul: irat véglegesítésével

  • Folyamat eredménye: irat állapota jóváhagyott vagy elutasított lesz

Jóváhagyási workflow jellemzői

Irat típus határozza meg, hogy az irat véglegesítésével mely jóváhagyási folyamat fog lefutni. A típuson kívül projekthez is köthető a folyamat. (Pl. 500 ezer forint feletti számláknak van egy adott alap jóváhagyási folyamata, de a TriDoc enterprise bevezetési projektben az 500 ezer forint feletti számlák jóváhagyási folyamata másként épül fel.)

A folyamat előre definiált, menetközben nincs rá mód, hogy módosítsuk.

A folyamatokat a Jóváhagyási folyamatok képernyőn a folyamatszervező hozza létre.

Új folyamat készítésekor a folyamat létrehozását követően létrejött iratok mennek csak végig a folyamaton, korábban létrehozott iratok nem.

A jóváhagyáson egy irat (verzió) annak véglegesítését követően indul el. Amennyiben a folyamat során az iratot valaki elutasítja, új verziót kell létrehozni, azt véglegesíteni, majd újraindul a folyamat az elejétől. Az irat annak jóváhagyása alatt zárolt állapotban van, nem szerkeszthető.

A jóváhagyási feladatokról ill. a jóváhagyás megtörténtéről a rendszer e-mail értesítést küld.

A jóváhagyási feladatok a Jóváhagyási munkalistán követhetők nyomon. A jóváhagyás is itt végezhető el, akár csoportosan több iratra is.

Jóváhagyási workflow - Példa

Jóváhagyási folyamat - Példa

  • Egy jóváhagyási folyamatnak akárhány szintje lehet

  • Egy szinten akárhány jóváhagyó személy lehet

  • Egy szinten lehetnek kötelező és nem kötelező jóváhagyók

  • Ha egy szinten csak egy jóváhagyó van, akkor őt kötelezőnek tekinti a rendszer

  • A folyamat csak a kötelező jóváhagyókat várja be

  • Ha egy szinten minden értékelés megvan, és mind pozitív, akkor mehet tovább a folyamat

  • Ha egy szinten valaki elutasítja az iratot a folyamat az elejétől kezdődik újra

  • Határidőket szintenként tudunk meghatározni (határidő ill. figyelmeztetési időpont adható meg.)

Jóváhagyási folyamatok tervezése

  1. Folyamat létrehozása

  2. Szintek létrehozása - határidők meghatározása

  3. Jóváhagyók megadása

Jóváhagyás menete

  • Az irat értékelés során a jóváhagyó az iratot JÓVÁHAGYJA vagy ELUTASÍTJA.

  • Az értékeléshez megjegyzés fűzhető.

  • Elutasítás esetén, az elutasítás tényéről a dokumentum felelőse értesítést kap.

  • A jóváhagyás új irat verzió létrehozását követően indítható el ismét.

Általános folyamatok – Általános workflow

  • Célja: ügyintézés folyamatát támogatja

  • Résztvevő entitás: ügy

  • Szereplők: ügyintézők

  • Folyamatot meghatározza: ügykör melyhez az ügyet rendeltük

  • Folyamat elindul: ügy létrehozásával (Kezdő irat és ügy iktatás képernyőn Mentés gomb megnyomásával)

  • Folyamat eredménye: ügy lezárt státuszú lesz

Általános workflow jellemzői

A workflow folyamat határozza meg, hogy az ügy létrehozásával mely ügyintézési folyamat fog lefutni. 

A folyamat előre definiált, de a tervezéstől függően az ügymenet során a folyamat módosítható.

A workflow folyamatokat a Workflow tervezés, Munkapont tervezés, Átmenet tervezés képernyőkön a folyamatszervező hozza létre.

A folyamaton az ügy (és annak összes irata) annak létrehozását követően indul el. 

Az ügyintézési feladatokról a rendszer e-mail értesítést küld.

Az ügyintézési feladatok a Munkalistám képernyőn követhetők nyomon. Az ügy átadás-átvétel is itt végezhető el, akár csoportosan is.

A workflow folyamat során az ügy állapota folyamatosan változhat. A felvehető állapotokat a Törzsadatok képernyőn adhatjuk meg előzetesen. Majd az állapot változásokat az átmenet tervezés során állíthatjuk be.

Általános workflow - PéldaÁltalános WF - Példa

  • A workflow folyamat munkapontokból áll és az azokat összekötő átmenetekből.

  • A folyamatnak minimum egy START és minimum egy END állapota kell, hogy legyen.

  • Egy folyamatban akárhány munkapont lehet

  • Egy munkapontból akár több munkapontba is tovább mehet az ügy.

Workflow folyamatok tervezése

  1. Folyamat létrehozása

  2. Munkapontok létrehozása - határidők, munkaponton elvégzendő feladatok és jóváhagyási feltételek meghatározása

  3. Átmenetek létrehozása

Ügyintézés menete

Az ügyintéző az ügymenet során a rá szignált/ neki átadott ügyet ÁTVESZI, elvégzési a szükséges teendőket (rendszeren belül ill. kívül), majd ÁTADJA az ügyet a következő munkapontba.

Az ügyet átvenni, átadni, lezárni az Ügy karbantartása valamint a Munkalistám képernyőkön tudjuk.

Rossz átadás esetén, míg az ügyet a másik fél át nem vette, lehetőségünk van azt visszavonni.

Téves átadás esetén az átvételt a címzett megtagadhatja.

Míg a másik fél az ügyet át nem vette tőlünk, az a mi munkalistánkban marad, a mi határidőnk ketyeg.

Átadás-Átvétel történet

Az adott ügy átadás-távétel történetét az ügy adatkartonján, valamint az Ügytörténet képernyőn a megfelelő ügyre szűrve tudjuk megtekinteni.

A folyamat során a z ügytörténet folyamatosan frissül.

Példák folyamatokra

Beadványok befogadása és szakértői értékelése