Jóváhagyási folyamatok – Jóváhagyási workflow
-
Célja: iratok jóváhagyását szolgálja
-
Résztvevő entitás: irat (véglegesített formában)
-
Szereplők: jóváhagyók
-
Folyamatot meghatározza: irat típusa (esetleg az irathoz rendelt projekt, kiegészítve az irat típusát)
-
Folyamat elindul: irat véglegesítésével
-
Folyamat eredménye: irat állapota jóváhagyott vagy elutasított lesz
Jóváhagyási workflow jellemzői
Irat típus határozza meg, hogy az irat véglegesítésével mely jóváhagyási folyamat fog lefutni. A típuson kívül projekthez is köthető a folyamat. (Pl. 500 ezer forint feletti számláknak van egy adott alap jóváhagyási folyamata, de a TriDoc enterprise bevezetési projektben az 500 ezer forint feletti számlák jóváhagyási folyamata másként épül fel.)
A folyamat előre definiált, menetközben nincs rá mód, hogy módosítsuk.
A folyamatokat a Jóváhagyási folyamatok képernyőn a folyamatszervező hozza létre.
Új folyamat készítésekor a folyamat létrehozását követően létrejött iratok mennek csak végig a folyamaton, korábban létrehozott iratok nem.
A jóváhagyáson egy irat (verzió) annak véglegesítését követően indul el. Amennyiben a folyamat során az iratot valaki elutasítja, új verziót kell létrehozni, azt véglegesíteni, majd újraindul a folyamat az elejétől. Az irat annak jóváhagyása alatt zárolt állapotban van, nem szerkeszthető.
A jóváhagyási feladatokról ill. a jóváhagyás megtörténtéről a rendszer e-mail értesítést küld.
A jóváhagyási feladatok a Jóváhagyási munkalistán követhetők nyomon. A jóváhagyás is itt végezhető el, akár csoportosan több iratra is.
Jóváhagyási workflow - Példa
-
Egy jóváhagyási folyamatnak akárhány szintje lehet
-
Egy szinten akárhány jóváhagyó személy lehet
-
Egy szinten lehetnek kötelező és nem kötelező jóváhagyók
-
Ha egy szinten csak egy jóváhagyó van, akkor őt kötelezőnek tekinti a rendszer
-
A folyamat csak a kötelező jóváhagyókat várja be
-
Ha egy szinten minden értékelés megvan, és mind pozitív, akkor mehet tovább a folyamat
-
Ha egy szinten valaki elutasítja az iratot a folyamat az elejétől kezdődik újra
-
Határidőket szintenként tudunk meghatározni (határidő ill. figyelmeztetési időpont adható meg.)
Jóváhagyási folyamatok tervezése
-
Folyamat létrehozása
-
Szintek létrehozása - határidők meghatározása
-
Jóváhagyók megadása
Jóváhagyás menete
-
Az irat értékelés során a jóváhagyó az iratot JÓVÁHAGYJA vagy ELUTASÍTJA.
-
Az értékeléshez megjegyzés fűzhető.
-
Elutasítás esetén, az elutasítás tényéről a dokumentum felelőse értesítést kap.
-
A jóváhagyás új irat verzió létrehozását követően indítható el ismét.
Általános folyamatok – Általános workflow
-
Célja: ügyintézés folyamatát támogatja
-
Résztvevő entitás: ügy
-
Szereplők: ügyintézők
-
Folyamatot meghatározza: ügykör melyhez az ügyet rendeltük
-
Folyamat elindul: ügy létrehozásával (Kezdő irat és ügy iktatás képernyőn Mentés gomb megnyomásával)
-
Folyamat eredménye: ügy lezárt státuszú lesz
Általános workflow jellemzői
A workflow folyamat határozza meg, hogy az ügy létrehozásával mely ügyintézési folyamat fog lefutni.
A folyamat előre definiált, de a tervezéstől függően az ügymenet során a folyamat módosítható.
A workflow folyamatokat a Workflow tervezés, Munkapont tervezés, Átmenet tervezés képernyőkön a folyamatszervező hozza létre.
A folyamaton az ügy (és annak összes irata) annak létrehozását követően indul el.
Az ügyintézési feladatokról a rendszer e-mail értesítést küld.
Az ügyintézési feladatok a Munkalistám képernyőn követhetők nyomon. Az ügy átadás-átvétel is itt végezhető el, akár csoportosan is.
A workflow folyamat során az ügy állapota folyamatosan változhat. A felvehető állapotokat a Törzsadatok képernyőn adhatjuk meg előzetesen. Majd az állapot változásokat az átmenet tervezés során állíthatjuk be.
Általános workflow - Példa
-
A workflow folyamat munkapontokból áll és az azokat összekötő átmenetekből.
-
A folyamatnak minimum egy START és minimum egy END állapota kell, hogy legyen.
-
Egy folyamatban akárhány munkapont lehet
-
Egy munkapontból akár több munkapontba is tovább mehet az ügy.
Workflow folyamatok tervezése
-
Folyamat létrehozása
-
Munkapontok létrehozása - határidők, munkaponton elvégzendő feladatok és jóváhagyási feltételek meghatározása
-
Átmenetek létrehozása
Ügyintézés menete
Az ügyintéző az ügymenet során a rá szignált/ neki átadott ügyet ÁTVESZI, elvégzési a szükséges teendőket (rendszeren belül ill. kívül), majd ÁTADJA az ügyet a következő munkapontba.
Az ügyet átvenni, átadni, lezárni az Ügy karbantartása valamint a Munkalistám képernyőkön tudjuk.
Rossz átadás esetén, míg az ügyet a másik fél át nem vette, lehetőségünk van azt visszavonni.
Téves átadás esetén az átvételt a címzett megtagadhatja.
Míg a másik fél az ügyet át nem vette tőlünk, az a mi munkalistánkban marad, a mi határidőnk ketyeg.
Átadás-Átvétel történet
Az adott ügy átadás-távétel történetét az ügy adatkartonján, valamint az Ügytörténet képernyőn a megfelelő ügyre szűrve tudjuk megtekinteni.
A folyamat során a z ügytörténet folyamatosan frissül.
Példák folyamatokra
Beadványok befogadása és szakértői értékelése
