Szerződés készítés, engedélyezés és aláírás támogatás

A TriDoc enterprise megoldás a vállalati szerződések készítésének teljes folyamatát támogatja, ezáltal egyszerűsítve és felgyorsítva az ügymenetet. Az egyes folyamatlépések automatizálása mellett a folyamat nyomon követése is nagy mértékben segítheti a szerződéskészítési folyamatok hatékonyságának növelését.

A szerződéseskezelést támogató fő funkciók:

háromszintű verzionálás a szerződés-készítési folyamat támogatására
egy szerződés verzióhoz több állomány csatolásának lehetősége (szerződés módosítások, mellékletek stb.)
szerződések több dimenzió mentén történő rendszerezése
szerződések gyors és hatékony visszakereshetősége
szerződések adatainak xlsx formátumba történő exportálásának lehetősége
szerződés irat direkt kiküldése e-mailben külső fél számára
szerződés iratok kiküldése titkosított linkek formájában külső fél számára
érvényességi idő kezelése a megújítandó szerződések kezelésének támogatására
szerződések és kapcsolódó dokumentumaik (pl. teljesítés igazolás) összekapcsolása
felhasználói szintű dokumentum-hozzáférés szabályozás
szerződés típusonként egyedileg definiálható jóváhagyási folyamatok
átfogó engedélyezési folyamatok implementálása

Amennyiben szerződésünket az Ms Word alkalmazásban készítjük, úgy a dokumentum elkészültével azt a TriDoc Add-In segítségével egyből, közvetlenül is iktathatjuk a rendszerbe.

Sablon szerződéseinket akár készíthetjük a TriDoc alkalmazás támogatásával is. Töltsük fel sablon szerződéseinket, majd az iktatást követően ezen sablonok használatával készítsük el a szerződés fájlt.

Az elkészített szerződéseket különböző, a szerződés típusnak megfelelő jóváhagyási folyamatokon tudjuk elindítani. Az jóváhagyott szerződések közvetlenül a rendszerből kiküldhetők a külső szerződő fél számára.

Amennyiben szerződésünket vonalkóddal azonosítjuk úgy az aláírt szerződéspéldányok szkennelést követően automatikusan felcsatolásra kerülhetnek a szerződés iratkartonjára.

Szerződéseinkhez azok típusától függően az irat adatlapjára igény szerint további mezőket vehetünk fel.

Példák szerződésekhez kapcsolódó egyedi mezőkre:

Szerződéskötés dátuma
Hatálybelépés dátuma
Szerződés tárgya
Szerződéses összeg
Aláírók stb.

A kapcsolódó dokumentumok funkció segítségével szerződésünkhöz a későbbiekben hozzákapcsolhatjuk a beérkező teljesítési igazolásokat, szállítóleveleket, számlákat és egyéb dokumentumokat.