Workflow

Munkafolyamat-kezelés

A TriDoc rendszerben az egyes ügykörökhöz különböző munkafolyamatokat állíthatunk be. A rendszerben található workflow modul az egyes ügyeket utaztatja a különböző munkapontok között. Ez a szabályrendszer határozza meg, hogy az ügyek milyen útvonalon kerülhetnek szignálásra a felhasználók és szervezeti egységek között.

Minden munkafolyamat munkapontokon halad keresztül, melyek a munkafolyamat véges automatájának különböző állapotai. Két munkapont között az ügyek állapotváltozásokon mennek keresztül, mely során a felelős változtatásának lehetősége is adott. Amennyiben változik a felelős, úgy az ügy a következő felelős munkalistájába kerül át.

A munkavégzés épülhet előre definiált, szigorú folyamatokra, de használhatunk rugalmas, követő workflow folyamatokat is.

Előre definiált workflow esetén a felhasználónak nincs lehetősége egyénileg kiválasztani, vagy változtatni a következő munkapontot, illetve annak felelősét. Ebben az esetben csak a meghatározott folyamaton mehet végig az adott ügy.

Követő workflow esetén a rendszer lehetőséget biztosít a felhasználó számára, hogy a meghatározott munkapont és felelős helyett más irányba adja át az ügyet.

A munkapontok definiálás során további paraméterként megadható, hogy az adott ügy szervezeti egységnek történő szignáláskor a szervezeti egység vezetőjéhez, vagy a szervezeti egység minden tagjához kerüljön. Ebben az esetben bármely kolléga átveheti az ügyet.

A workflow folyamat módosítását követően a rendszer minden esetben ellenőrzi a módosított folyamatot.

Checklista, elvégzendő feladatok

A különböző workflow munkapontoknál definiálásra kerülhetnek azok a feladatok, dokumentumok, amelyeket a szignált ügy kezelőjének el kell végeznie, készítenie. A felhasználó az elvégzett feladatokat folyamatosan, ellenőrzőlista jelleggel rögzítheti.

Határidők – Figyelmeztető e-mailek

Minden egyes munkaponthoz határidő definiálható, azaz rögzíthető, hogy a feladatvégzés során hány napig tartózkodhat az adott állapotban az ügy. A rendszer ezen határidők figyelésével támogatja a folyamatok pontos, határidőre történő elvégzését.

A szervezeti egységek kialakításával, és a felettesek beállításával könnyen áttekinthetők a workflow elmaradások. A munkafolyamatban meghatározott határidők túllépése esetén az adott ügy automatikusan bekerül mind a felelős, mind a felettese késő ügyintézések című munkalistájába, így a felettes az ügyet akár más ügyintéző számára is kiszignálhatja.

Munkalisták

A TriDoc rendszer minden felhasználónak egyéni munkalistákat biztosít. Minden felhasználó saját munkalistájában követheti nyomon, hogy milyen feladatot szignáltak neki. Átveheti, elutasíthatja, vagy tovább szignálhatja az ügyet, illetve kezelheti a folyamatban lévő és késő feladatait is.

Automatikus e-mail értesítések küldése

A felhasználók által beállított paraméterek alapján a rendszer e-mail értesítéseket küld a felhasználó újonnan beérkező feladatairól, határidős feladatai esetében a határidő közeledtéről, valamint az esetleges késésekről.

Eszkaláció

A TriDoc enterprise rendszer automatikus eszkalációs lehetőséget biztosít arra az esetre, ha a felelős nem tartja a megadott határidőt. A beépített workflow modul lehetővé teszi, hogy minden egyes munkaponton válasszunk a következő opciók közül:

• eszkaláció kikapcsolva

• eszkaláció a szervezeti egység vezetőjének

• eszkaláció szabadon választott személyeknek.

Jogosultság birtokában futó munkafolyamatok esetén más felhasználók is eszkalálhatnak kiválasztott személyhez késő ügyintézéseket.

Példák ügy alapú folyamatokra

• Számla engedélyezési és kifizetési folyamatok

• Szerződés készítési és engedélyezési folyamatok

• Beszerzési megrendelés engedélyezési folyamatok

• HR engedélyezési folyamatok

  • Szabadság/Távollét engedélyezés

  • Előléptetésre/Prémiumra való előterjesztési folyamatok

• IT engedélyezési folyamatok

  • Hozzáférés igénylési folyamatok

  • Eszközigénylési folyamatok (telefon, laptop stb. igénylés)