Nem szükséges felhasználónként, egyénileg telepíteni. A vállalat összes felhasználója egy közös alkalmazást használ. A felületet minden felhasználó a saját gépéről az arra feltelepített internetes böngészőn keresztül tudja elérni, majd egyedi felhasználói azonosítójával tud bejelentkezni.

A rendszerhez belépési joggal nem rendelkező felhasználókkal e-mail formájában tudunk iratokat megosztani. Az irat adatkartonján a csatolmányok alatti Levél küldése gombbal tudjuk az adott irat verziójához tartozó fájlokat tetszőleges címzettek részére elküldeni.

Az iratok kapcsolódó fájljainak megjelenítése és szerkesztése a rendszeren kívül, a kliens oldal megfelelő alkalmazásában történik. A PDF, TXT, JPG, JPEG, PNG formátumú csatolmányokba a beépített előnézet funkcióval is módunk van betekinteni.

Az irat-hozzáférés szabályozásánál alapelve szerint egy felhasználó azon iktatott iratokat láthatja:

• aminek ő a felelőse

• amit ő hozott létre

Ehhez az alapvető szabályhoz adódnak hozzá a kategória és a projekt, valamint láthatósági jogok. Fontos kiemelni, hogy itt ténylegesen hozzáadásról, azaz a jogok kibővítéséről van szó, azaz, ha egy felhasználónak joga van egy iktatott irathoz, mert pl. ő a felelőse, akkor, ha a projekthez neki nem is adunk meg jogot, akkor is látni fogja az iktatott iratot, mint felelős.

Az iratkategóriákhoz lehet adatláthatósági, azaz kategória jogosultságokat rendelni. Az iratok láthatóságához tartozó szerepkörök mondják meg, hogy ki melyik irattal dolgozhat a rendszerben (ezeken az iratokon azokat a funkciókat végezheti el, amelyeket funkciós szerepkörként megkap).

A kialakított kategória jogosultságok a rendszer adminisztrátorainak beállításai alapján változhat.

A szervezeti egységek vezetőinek (és az irathoz írási joggal hozzáférőknek) további lehetősége van az adatszintű jogok kiterjesztésére, ugyanis az egyes iratokhoz további felhasználókat adhat hozzá, akik szintén elérhetik az adott iratot.  Ezt az irat adatlapján egy egyszerű felületen keresztül teheti meg.

Az Irat adatlapján a Láthatósági adatok fül alatt található táblázatban összesítve jelenik meg, hogy mely felhasználó, milyen hozzáféréssel rendelkezik az adott irathoz. Ezen hozzáférések az alábbiak lehetnek:

• Felelős – a létrehozás során felelősként jelölték meg

• Létrehozó – ő rögzítette a rendszerben

• Ügy – egy ügyéhez újabb iratot csatoltak, így az újat is láthatja

• Kategória – a beállított dokumentum kategória jogosultságtól függően

• Projekt – projekthozzáférés beállításától függően

• Kiválasztott workflow – munka továbbadása során kapott jogot

• Egyéni – tájékoztatásra átadással kapott jogot

A táblázatban egy felhasználó több jogosultsági beállítás alapján is rendelkezhet hozzáféréssel: például munkát adtak tovább neki, de mellette kategória joga is van. A különböző szintű hozzáférések (Nincs, Olvasás, Olvasás és írás, Teljes) közül mindig a legmagasabb szintű jogosultság lesz a mérvadó.

Ugyanitt adhatunk iratonként egyedi hozzáférési jogokat, akár időbeli korlátozással.

A TriDoc rendszer a felhasználókat azok egyénileg beállított preferenciái alapján e-mail formájában képes értesíteni.

E-mail értesítéseket kaphatunk:

• E-mail értesítés új workflow feladat érkezéséről.

• E-mail új jóváhagyási feladat érkezéséről.

• E-mail új jóváhagyási értékelés érkezéséről

• E-mail értesítés késő workflow feladatról. (Felettesnek is)

• E-mail értesítés késő jóváhagyási feladatról. (Felettesnek is)

• E-mail értesítés megújítási határidő lejártáról.

• E-mail értesítés arról, hogy ügyet küldtek nekünk

• E-mail értesítés arról, hogy ügyet kértek el tőlünk

• E-mail értesítés arról, hogy expediálási feladatunk érkezett

• E-mail értesítés arról, hogy egyéni jogosultságot kaptunk egy iratra

Az e-mail értesítések nyelve:

• Az email értesítéseket a felhasználók a saját beállított nyelvükön kapják.

Az iratokhoz lehetőség van előkészített sablonok alapján a meta adatok felhasználásával csatolmányt, illetve letölthető fájlt generálni. Ehhez az Iratiktatás adatlapon kattintson a További műveletek /  Irat generálása sablon alapján gombra. A felugró ablakon válassza ki, hogy melyik sablon alapján kíván dokumentumot generálni. Ezután kattintson a Generálás sablonból letöltésre gombra, ha le szeretné tölteni a generált dokumentumot, vagy a Generálás sablonból verzióhoz gombra, hogy az irat adott verziójához csatolja a rendszer a fájlt.

Hogyan tud feltölteni sablonokat a rendszerbe?

Képernyő: Testreszabás/Dokumentum sablonok

A dokumentum sablonok segítségével lehetőségünk van meta adatokat tartalmazó dokumentumok (pl.: dokumentum előlap) gyors generálására. Ehhez dokumentum fajtánként egy könyvjelzőket tartalmazó .docx fájlt kell feltöltenünk a következő módon:

• Lépjen a Testreszabás / Dokumentum sablonok menüpontba!

• Váltson a Sablon adatok szerkesztése fülre!

• Kattintson az Új gombra!

• Adja meg a sablon nevét!

• Válassza ki a sablon típusát és kategóriáját!

• Csatolja a könyvjelzőket tartalmazó .docx forrásfájlt!

• Kattintson a Mentés gombra!

A docx fájl elkészítése során a rendszer által kitöltendő helyekre úgynevezett helyörzőket helyezzünk el. Ezek helyes formátuma: ${helyorzo_neve}

Egy helyörző a dokumentum belső tartalom részében bárhol elhelyezkedhet, így akár táblázatokban is.

A rendszerben lévő alapértelmezett mezők helyörzője adott, ezeknek a helyes elnevezéseit, melyeket a dokumentumban el kívánunk helyezni a Beépített összerendelések gombot megnyomva tudjuk megjeleníteni. A felugró minden alapmezőt meg fogunk találni, a helyörző nevét a Helyzörző oszlopból másoljuk ki!

A sablonok természetesen az Ön által előzetesen felvitt egyedi mezőket is tartalmazhat. Egyedi mezők esetében a helyörzőket Önnek kell megadnia.

A Field listen viheti fel az egyedi mezőket, amiket a dokumentumban használni kíván és a kapcsolódó helyörzőket. A helyörző elnevezése tetszőleges lehet. Javasoljuk az egyszerű, ékezeteket nem tartalmazó helyörző nevek használatát!

Az alapértelmezett mezőket az adott helyörzőkkel már nem kell rögzítenie sablonjához, csak az egyedi mezőket!

A sablongenerálás funkció könnyebb elsajátításához próbálja ki a rendszerbe előzetesen betöltött alap sablonokat!

Igen. A rendszerben található egy partnerkezelő modul. Itt egyszerűen rögzíthetjük és karbantarthatjuk ügyfeleinket. Ezt követően pedig legördülő listából kiválaszthatjuk azokat az új iratrekordok rögzítésénél.

Igen, az ügyek státuszát a különböző listákban ikonokkal is szemléltetjük. De a kartonokat megnyitva az egész ügytörténet is nyomon követhető.

Lehetőség van a rendszerben arra, hogy ügyeket (vagy akár magasabb szinten projekteket) hozzunk létre és ezekhez, mint egy gyűjtő mappához csatoljuk be az összetartozó iratanyagot.

Bármilyen típusú fájl csatolható az iratkartonhoz, nincs erre vonatkozó korlátozás. Az alkalmazásból ez a feltöltött állomány a későbbiekben lementhető és a típusnak megfelelő, munkaállomáson telepített programmal megnyitható.

A rendszerbe feltölthető fájlok méretét egy a rendszerbeállításokban megadott paraméter határozza meg. Ezt az értéket a rendszer adminisztrátora bármikor megváltoztathatja.

Javasolni szoktuk, hogy a megadott méret ne legyen túl nagy, hiszen a fájlok megnyitása letöltést igényel. A javasolt maximális feltöltési méret 100 MB.

A rendszerbe rögzített iratokat azok minden adata alapján az Iratkeresés képernyőn tudjuk visszakeresni. Itt kereshetünk az irat címe, az ügy tárgya, az iktatószám és ügyszám, a kategória, típus, iktatókönyv, vonalkód és számos egyéb adat alapján. Keresésünket előre meghatározott (aktuális év/hó/nap), vagy szabadon definiált időszakokra szűkíthetjük.

Irataink olvasható csatolmányainak tartalmában is módunk van keresni.

Gyakori kereséseinket mentett keresések formájában tudjuk eltárolni, ezáltal lerövidítve a keresési folyamatot.

A keresés eredményeit megjelenítő találati lista oszlopait és azok sorrendjét a felhasználók egyénileg állíthatják be maguknak.

A találati listán megjelenő rekordok számát a rendszerbeállításokban szabályozhatjuk. Amennyiben keresésünk a maximálisan megjeleníthető elemnél több találatot ad, úgy érdemes az export funkciót használnunk.

Az elektronikus aláírást – az aláírt dokumentumok aláírásának érvényesség-ellenőrzését valamint a dokumentumok aláírással való ellátását – megoldásunk külső aláíró szolgáltatások integrálásával támogatja.

A rendszerben található kereső képernyők számos riportálási igényt kielégítenek. Az Iratkeresés, Ügykeresés, Worfklow monitor képernyők segítségével választ kaphatunk többek között az olyan kérdéseinkre, mint hogy

• hány folyamatban lévő ügyünk van jelenleg,

• mely ügyeink vannak az adott ügyintézőnél/munkapontban/ügyállapotban,

• hány időben és hány késve lezárt ügyünk van,

• késő ügyeink hogyan oszlanak el felhasználók/munkapontok/ügykörök szerint,

• hány iratunk van jóváhagyás alatt és hányat hagytak már jóvá, vagy utasítottak el,

• adott időszakban hány szerződést/számlát/projekt dokumentumot stb. iktattunk,

• adott partnerünkhöz mely dokumentumok kerültek rögzítésre a rendszerben.

Az iratok és ügyek életútjáról a történeti képernyők nyújtanak tájékoztatást.