A következőkben felsorolt pontok a TriDoc enterprise rendszer azon lehetőségeit kívánják bemutatni, melyek révén a termék fejlesztés nélkül, pusztán a beépített paraméterezési lehetőségekre építve is testre szabható, a vállalat egyedi igényei szerint alakítható.

A rendszer bevezetésekor ezen pontok előzetes mérlegelése szükséges, hiszen a beállítások jelentős hányada a telepítést követően azonnal elvégzendő.

Felhasználók

A rendszer felhasználóinak létrehozása és karbantartása a Felhasználók képernyő segítségével történik. Minden felhasználó egyedi azonosítóval és jelszóval léphet be a rendszerbe. (A jelszavak központi kezelését AD/LDAP integrációval támogatjuk.)

A rendszerben egyidőben a rendszerbe betöltött licenceknek megfelelő számú felhasználó lehet aktív státuszban. A felhasználószám újabb licencek vásárlásával és feltöltésével a későbbiekben bármikor, korlátozás nélkül növelhető.

Amennyiben távozó kollégáink ügyeibe, irataiba a jövőben is szeretnénk betekinteni, úgy javasolt a felhasználót törlés helyett inaktív állapotba helyezni.

Minden felhasználó számára egyedileg adható meg, hogy mely nyelven kívánja használni a rendszert. Ezt maga a felhasználó a későbbiekben, a rendszerbe történő belépéskor bármikor módosíthatja.

A felhasználóhoz a rendszer partnertörzséből tudunk konkrét személy adatlapokat rendelni.

A felhasználókat definiáló adatok:

• Teljes név

• Felhasználói név

• Nyelv

• Autentikáció formája

• Jelszó

• E-mail

• Kapcsolódó személy

• Szerepkör

• Érvényesség ideje

• Adminisztrátorként beléphet (Igen/Nem)

• Aktív (Igen/Nem)

Szerepkörök és kapcsolódó jogosultságok

Minden felhasználóhoz minimum egy, de akár több szerepkör kerül hozzárendelésre. A rendszer különböző funkcióihoz a felhasználó szerepkörének/szerepköreinek megfelelően férhet hozzá.

A funkció jogosultságok megfelelő paraméterezésével, az egyes képernyőkön található gombok szintjéig szabályozható a hozzáférés.

A termékben a főbb általánosan előforduló szerepkörök már beállításra kerültek, így azok másolásával, módosításával a szerepkörök a vállalati hierarchiához való igazítása könnyedén megvalósítható.

Az egyes menüpontokhoz, funkciókhoz rendelhető hozzáférési szintek:

• Teljes jog

• Olvasási jog

• Olvasási és írási jog

• Nincs hozzáférés

• (Egyedi jog)

Kategória és projekt jogosultságok

Az adatszintű hozzáférést a rendszer kategória és projekt szinten is biztosítja. A különböző kategóriákba tartozó iratokhoz bizonyos felhasználók csak korlátozottan férhetnek hozzá.

A számlákba például csak a pénzügyi osztály szerepkörbe tartozók tekinthetnek bele.

A projekt jogosultságok egyes projektekhez tartozó dokumentumok megtekintésére, szerkesztésére adhatnak jogot bizonyos személyeknek.

Az a személy tehát, aki egyébként nem rendelkezik a pénzügyi osztály dokumentum hozzáférési jogaival, viszont az adott projekt dokumentumaira teljes körű hozzáférést kapott, hozzáférhet a projekthez rendelt számlákhoz.

Az egyes kategóriákhoz és projektekhez rendelhető hozzáférési szintek:

• Teljes jog

• Olvasási jog

• Olvasási és írási jog

• Nincs hozzáférés

Használt nyelvek

A rendszerben használt nyelvek a rendszer telepítésekor kerülnek beállításra. A beépített nyelv minden esetben az angol, az alapértelmezettként választott nyelv pedig az a nyelv, melyen a rendszert alapértelmezetten használni kívánjuk. Ezen felül további három nyelvet választhatunk.

Amennyiben a telepítést követően kerül új nyelv a rendszerbe, úgy a törzsadatok felviteléről külön kell gondoskodnunk.

A felhasználók a rendszer által felkínált nyelvek bármelyikén használhatják a rendszert. Az adatbevitel azonban egy nyelven történik.

Nyelvek testreszabása

A termék címkéinek fordítására egy ergonomikus, egyszerűen kezelhető nyelvi testreszabás képernyőn van mód. Így akár közvetlenül a fordítást követően magában a rendszerben megtekinthetjük a fordítás eredményét.

Termékünk fordítás-támogatási funkcióinak köszönhetően a fordítást végző munkatársak könnyedén kereshetnek egy-egy adott (pl. még nem lefordított) címkére, használhatnak úgynevezett ellenőrző nyelvet a fordítás megkönnyítésére, valamint figyelmeztetést kapnak amennyiben egy fordítás karakterszáma meghaladja a beállított optimális maximális karakterszámot.

Új nyelvek létrehozása

Az új nyelvek létrehozása történhet

• meglévő nyelvre alapozva, annak módosításával, vagy

• új nyelvi fájl készítésével, a teljes címke adatbázis lefordításával.

Az új nyelvek létrehozásához exportáljuk a rendszerből a megfelelő nyelvi fájlokat xml vagy xls formájában, majd a fordítást követően importáljuk vissza a teljes nyelvi fájlt.

Az exportált nyelvi adatbázis tartalmazza a forrás nyelvet, a célnyelvet, opcionálisan az ellenőrzőnyelvet valamint szűrhető duplikációkra. Részfordítások esetén fordíthatunk kiemelt modulokat, csak még le nem fordított címkéket, bizonyos címkéket vagy bizonyos azonosítóval rendelkező címkéket.

Törzsadatok

A törzsadatok a rendszer legördülő mezőiben megjelenő, adminisztrátori szinten egyedileg definiálható adatok. A törzsadatok módosítása azon feladatok közé tartozik, melyet mindenképpen a telepítést követően azonnal javallott elvégezni.

Törzsadatokhoz tartoznak:

• Dokumentum kategóriák

• Dokumentum típusok

• Iktatóhelyek

• Iktatókönyvek

• Ügy típus

• Ügy státusz

• Projekt kategória

• Projekt típus

• Projekt státusz

• Cég kategóriák

• Cég profilok

• Személy kategóriák

• Személy pozíciók, beosztások stb.

A törzsadatok a rendszerben használt összes nyelvre fordíthatók.

Egyedi mezők

A TriDoc enterprise rendszerben a különböző entitásokhoz kapcsolódóan tetszőleges számú egyedi mezők felvitelére van lehetőség.

Az egyedi mezők rendelhetők iratokhoz, ügyekhez és projektekhez; kapcsolhatók az érkeztetéshez, illetve kiadmányozáshoz; valamint a cégek és személyek kartonjait is bővíthetjük azokkal. Egyes esetekben - például az iratokhoz kapcsolódó egyedi mezőknél - az egyedi mezők lehetnek típushoz kötött mezők is (pl. csak számlákhoz kapcsolódó 'Számla végösszege' mező).

A kötelező mezőként jelölhetjük meg azokat az egyedi mezőket, melyek kitöltését adatfelvitelkor kötelezővé kívánjuk tenni.

A mezők típusai lehetnek:

• Szöveg - Text input

• Szöveg mező - Text area

• Dátum - Date

• Egész szám - Long

• Jelölő négyzet - Checkbox

• Legördülő lista - List

A mezők megjelenhetnek:

• Adatlapon

• Szűrőmezőknél

• Táblázatokban

• Exportban

• Nyomtatásban

Irattári tervek

A TriDoc rendszer működésének alappillére a hatályos irattári terv. Az irattári terv határozza meg az ügyköröket az azokhoz kapcsolódó munkafolyamatokkal, a használt iktatószám formátumokat, valamint a megőrzési időket.

Egy adott időpontban csak egy hatályos irattári terv lehet érvényben. Az év utolsó napján a hatályos irattári terv automatikusan archivált státuszba kerülhet, az új irattári terv érvénybe léphet.

Az irattári terv státuszai:

• Hatályos

• Archivált

• Szerkesztés alatt

Az irattári tervek meghatározását minden esetben a rendszer használatba vétele előtt javasolt elvégezni.

Ügykörök

Az ügykörök kiemelt fontossággal bírnak a TriDoc rendszerben, hiszen az ügykörökhöz kerülnek meghatározásra az egyes munkafolyamatok. Az adott ügykörhöz tartozó ügy és annak iratai minden esetben az ügykör által definiált munkafolyamaton mennek keresztül.

Egy ügykör kizárólag egy irattári tervhez tartozhat, illetve egy ügykörhöz csak egy workflow folyamat rendelhető.

Az ügykör további paraméterei: irattári tételszám, irattári tételszám

Az ügykörök meghatározását minden esetben a rendszer használatba vétele előtt javasolt elvégezni.

Iktatószám generálás

A különböző irattári tervekhez egyedi iktatószám formátumok határozhatók meg. Minden irattári tervhez tartozhat ügy és irat iktatószám formátum, valamit érkeztetési, kiadmányozási és expediálási szám formátum. Az előre meghatározott beállítások szerint a rendszer automatikusan generálja le az iktatószámokat minden érkeztetés, iktatás, kiadmányozás és expediálás esetén.

Iktatószám formátum példák:

• Ügyszám formátum: Iktatókönyv/Év/Sorszám, Iktatókönyv-Év-Sorszám

• Iktatószám formátum: I Ügyszám/Sorszám, Ügyszám/Sorszám, Ügyszám-Sorszám

• Érkeztetési szám formátum: E Év/Sorszám, E Év-Sorszám,

• Kiadmányozási szám formátum: K Év/Sorszám, K Év-Sorszám

• Expediálási szám formátum: X Év/Sorszám, K Év-Sorszám

Az egyes iktatószámok futósorszámánál módunk van a sorszám kezdőértékét, valamint a sorszám hosszát is definiálni.

Globális címketár

Az iratok címkékkel történő jelölésének egységességét biztosítja a globális címketár. Az arra jogosult felhasználó itt rögzíti a különböző kategóriákhoz tartozó címkéket, melyek közül a későbbiekben az iktató kollégák kiválaszthatják az adott irathoz használni kívántakat.

Alap workflow folyamatok

Az alap munkafolyamatok meghatározása is azon feladatok egyike, melyet a rendszer használatba vétele előtt ajánlott elvégezni.

A workflow folyamatok létrehozása, a munkapontok és a munkapont átmenetek definiálása a Workflow tervezés, Workflow állapotok, Workflow átmenetek képernyőkön történik.

A workflow folyamatok meghatározásáról részletesebben itt olvashat.

Csoportos iktatási csatornák

Az automatikus tömeges dokumentumiktatás két fő csatornán keresztül lehetséges:

• Alkönyvtárból történő iktatás

• E-mail fiókból történő dokumentum iktatás

E-mail alapú iktató csatornák

E-mail csatorna alapú iktatás esetén az előre meghatározott e-mail fiókok adott időközönkénti beolvasásával történik az érkeztetés, iktatás.

A lekérdezés történhet:

• adott percenként

• adott óránként

• adott nap elteltével

• soha (inaktív csatornák esetében)

A beolvasást követően az e-mailek automatikusan törlésre is kerülhetnek.

A TriDoc rendszerben tetszőleges számú e-mail alapú iktatócsatornák beállítására van mód.

Alkönyvtárból iktató csatorna

Alkönyvtár alapú iktatás esetén az előre meghatározott alkönyvtár adott időközönkénti beolvasásával történik az érkeztetés, iktatás.

A lekérdezés történhet:

• adott percenként

• adott óránként

• adott nap elteltével

• soha (inaktív csatornák esetében)

A beolvasást követően a beolvasott fájlok automatikusan törlésre is kerülhetnek.

A TriDoc rendszerben tetszőleges számú alkönyvtár alapú iktatócsatornák beállítására van mód.

Automatikus meta adat rögzítés

Az automatikusan iktatásra/érkeztetésre kerülő dokumentumokhoz meta adatokat is rögzíthetünk. Ezek jöhetnek:

• XML állományból a dokumentummal együtt, amely tartalma változik a dokumentumnak megfelelően,

• állandó XML állományból vagy

• a képernyőn megadott adatokból, amelyek minden rögzítésnél ugyanazok lesznek.

A beolvasást követően rögzítésre kerülhet:

• Érkeztetési adatkarton

• Irat adatkarton

• Ügy adatkarton

Érkeztetési kartonon rögzítésre kerülő adatok:

• Érkeztetés helye

• Érkeztető neve

• Beérkezés módja

• Kézbesítés prioritása

• Adathordozó típusa

• Beküldő típusa

Irat adatlapon rögzítésre kerülő adatok:

• Rövid cím

• Cím

• Kategória

• Típus

• Felelős

• Iktatókönyv

• Projekt

Ügy adatlapon rögzítésre kerülő adatok:

• Ügykör

Rendszerbeállítások

A rendszerbeállítások képernyő néhány olyan alapvető beállítási lehetőséget tartalmaz, mellyel a rendszer adminisztrátora a rendszer működésbeli paraméterezését elvégezheti.

Rendszerszinten alkalmazható beállítások:

• E-mail küldési beállítások

• SMTP beállítások

• Jelszó beállítások

• Riportokban megjelenő rekordok száma

• Feltölthető fájlok maximális mérete

• Munkahét, munkanap beállításai

• LDAP beállítások

• Dokumentumokhoz és verziókhoz kapcsolódó beállítások

Szabadnap karbantartás

A szabadnapra eső munkanapok, valamint a munkanapra eső szabadnapok beállítása lehetővé teszi a feladatok, munkafolyamatok határidőre történő elvégzését.