Irattári rend

Egyedi iktatószám formátumok

A TriDoc enterprise rendszerben használt, automatikusan generálódó iktatószámok egyedileg, irattári tervekhez kapcsolódóan paraméterezhetők. Az irattári terv érvényességi ideje alatt minden a rendszerbe felvitt ügy és irat a beállított formátumok szerint kerül sorszámozásra.

A rendszerben használt iktatószámok és sorszámok:

• Ügyszám

• Irat iktatószám

• Érkeztetési szám

• Kiadmányozási szám

• Expediálási szám

Az iktatószám formátumok meghatározásakor a következő alkotóelemek használhatók:

• év,

• sorszám,

• iktatókönyv,

• ügyszám, valamint

• különböző kezdő- ill. elválasztó karakterek.

Az iktatószám felépítésén túl lehetőségünk van a kezdőértékek - korábbi iktatószámok folytatása esetén lehet szükséges - valamint a futó sorszám hosszúságának megadására is.

A sorszámok az év fordulójával automatikusan újraindulnak.

Szabadon paraméterezhető ügykörstruktúra

Az ügykörök szerepe a TriDoc rendszerben kiemelt fontosságú, hiszen hozzájuk kapcsolódnak az irattári tervek, a megőrzési idők valamint a különböző workflow folyamatok.

Az ügykör felépítése:

• Irattári terv

• Ügytípus

• Megőrzési idő

• Irattári tételszám

Az érvényes irattári terv határozza meg a választható ügyköröket. Az ügykörökhöz megadott megőrzési idők pedig az adott ügykörhöz kapcsolódó ügyek és iratok megőrzési idejét. Szintén az ügykörök határozzák meg az ügyhöz kapcsolódó munkafolyamatokat.

Minden ügykörhöz egy ügytípus tartozhat, mely a rendszerben törzsadat formájában kerül meghatározásra.

Egyedi irat kategóriák és típusok

Az iktatott iratok kategóriákba és típusokba történő sorolása teljes mértékben a vállalat iratkezelési folyamatai által támasztott elvárások mentén történik. Mind a kategóriák, mind a típusok úgynevezett törzsadatok, melyek a rendszer üzembe helyezése során kerülnek felparaméterezésre. 

Mint minden más törzsadat, a kategóriák és típusok elnevezései is a rendszer által használt összes nyelvre fordíthatók.

Iktatókönyvek és -helyek

Szintén törzsadatok, és ezáltal szabadon alakíthatók az iktatókönyvek és -helyek. Az iktatáshoz kapcsolódó iktatókönyvek és iktatási helyek vállalati egységenként egyedileg is megadhatók.

Az iktatókönyvek fontos szerepet töltenek be az iktatószám formátumok kialakítása során. Az irattári tervekben meghatározott ügyhöz és irathoz kapcsolódó iktatószámok tartalmazhatják a könyvek elnevezéseit is.