Ügykezelés
A TriDoc enterprise rendszerbe felvitt iratok mindegyike ügyhöz kerül rögzítésre. Az ügy az iktatott iratok logikai csoportosítására szolgál; az ügyek rendelik össze egymáshoz az iktatott iratokat, valamint a feladatok szignálása során is ügyek kerülnek átadásra.
Az ügy egyértelmű azonosítást az automatikusan generált ügyszám biztosítja, de természetesen további meta adatok (pl.: irattári tételszám, státusz, ügytípus, ügyfél neve, címe, ügyintéző stb.) megadására is lehetőség van.
Az alkalmazott ügyszám formátum a hatályos irattári terv részét képezi és a vállalat igényei szerint egyedileg paraméterezhető.
Előzmény vizsgálat
Az előzmény vizsgálat funkció segít annak felderítésében, hogy az iktatni kívánt dokumentumnak volt-e már előzménye; azaz az érkeztetett anyagokat egy korábbi ügyhöz szükséges-e iktatni, vagy automatikusan, új ügy létrehozásával kell rögzíteni a rendszerbe.
Az előzmény vizsgálat a rendszerben a beküldő neve és címe, ügyfélszám, ügyszám, stb. alapján végezhetők el.
Az előzmény vizsgálat eredményétől függően az érkeztetett anyag rendszerben történő feldolgozása egy gombnyomással megvalósítható.
Ügy előzmény, utó-ügy
A különböző szervezeti egységek tevékenységéből és az eltérő feladatkörökből adódóan előfordulhat, hogy egy ügy egy másik ügy előzménye, vagy épp egy korábbi ügyből fakadóan indult.
A rendszer támogatja, hogy az iratok egy ügybe szervezésén felül az egyes ügyeket is egymáshoz rendeljük, így az adott ügyfél teljes ügykezelését nyomon tudjuk követni.
Workflow
A rendszerben található workflow modul az egyes ügyeket utaztatja a különböző jóváhagyási pontok között. A jóváhagyások épülhetnek előre definiált, szigorú folyamatokra, de használhatunk rugalmas, vagy követő workflow folyamatokat is.
Minden munkafolyamat munkapontokon halad keresztül, melyek a munkafolyamat véges automatájának különböző állapotai. Két munkapont között az ügyek állapotváltozásokon mennek keresztül, mely során a felelős változásának lehetősége is adott, de nem kötelező.
Amennyiben változik a felelős, úgy az ügy a következő felelős munkalistájába kerül át.
A workflow folyamat módosítását követően a rendszer minden esetben ellenőrzi a módosított folyamatot.
Ügy- és irattörténet
A rendszernaplóban rögzített, elsősorban rendszergazdai felhasználásra szánt adatokon túl a TriDoc enterprise rendszerben külön nyomon követhetjük az egyes ügyeken és iratokon történt változtatásokat azok ügy- illetve irattörténetében.
Ezek a listaképernyők tájékoztatást nyújtanak arról, hogy az adott ügy/irat adatain mely felhasználó, mikor és milyen módosításokat végzett.
Ügytörténet
Az ügytörténet funkció segítségével minden rögzített ügykartonhoz kapcsolódó workflow mozgás,
állapot-, illetve státuszváltás megjeleníthető.
Irattörténet
Az irattörténet segítségével minden rögzített iratkartonhoz kapcsolódó megjelenítés, módosítás, zárolás vagy feloldás, jóváhagyás vagy elutasítás megjeleníthető. A különböző naplózási események dátumhoz, felhasználóhoz, projekthez vagy akár irat kategóriákhoz kötötten jeleníthetők meg.
TriDoc enterprise
Iratkezelés nagyvállalati szemléletben
Átfogó iratkezelési megoldások a szerződések, számlák, megrendelések és egyéb beérkező és belső keletkezésű vállalati dokumentumok hatékony és biztonságos nyilvántartására.
