A workflow folyamatoktól függetlenül, vagy azokba beépülve lehetőség van az iratok egyedileg történő jóváhagyásának kezelésére is.
Az iratokhoz azok típusától függően jóváhagyási folyamatokat rendelhetünk, melyeken az adott irat véglegesítést követően végig halad.
A rendszerben a különböző dokumentum típusokhoz egyedi jóváhagyási folyamatokat definiálhatunk, melyek megadják, hogy mely munkatársaknak és milyen sorrendben kell jóváhagynia az adott dokumentum típusba tartozó dokumentumokat.
A jóváhagyási útvonal lehet soros, párhuzamos, vagy ezek keveréke, ahol a párhuzamos ágaknál külön megadhatjuk, hogy mindegyik felelősnek jóvá kell-e hagynia a dokumentumot. Az adott munkafolyamathoz határidő rendelhető, amelynek lejárta után automatikus figyelmeztetés generálódik az előzetesen megadott személynek és az ő felettesének.
A jóváhagyás minden esetben az irat véglegesítését követően indul el.
Elutasítás esetén az elutasítás tényéről az irat felelőse e-mailben értesül. A felelős egy új irat verzió rögzítésével és véglegesítésével indíthatja el ismét a jóváhagyási folyamatot.
A jóváhagyók az értékelés mellé a megjegyzés mező segítségével hozzászólásokat is rögzíthetnek.
Példák jóváhagyási folyamatokra
Egyszerű jóváhagyás
Összetett jóváhagyás I.
Összetett jóváhagyás II.
Jóváhagyási folyamat beépülése általános workflow folyamatba
Amennyiben egy általános workflow esetében iratok jóváhagyására is szükség van, úgy a jóváhagyási folyamat az általános workflow egy munkapontjára beépíthető. A jóváhagyáshoz kötött munkapont esetében mindaddig az adott munkapontban várakozik az ügy, míg a jóváhagyás sikeresen meg nem történt.
TriDoc enterprise
Iratkezelés nagyvállalati szemléletben
Átfogó iratkezelési megoldások a szerződések, számlák, megrendelések és egyéb beérkező és belső keletkezésű vállalati dokumentumok hatékony és biztonságos nyilvántartására.
