TriDoc enterprise - Irat- és ügykezelő megoldás
TriDoc enterprise out-of-the-box megoldásunk egy a teljes vállalati iratkezelést és ügymenet támogatást lefedő szerver alkalmazás, mely alkalmas egy nagyszámú felhasználói környezet magas színvonalú kiszolgálására, valamint nagy mennyiségű dokumentum biztonságos, rendszerezett tárolására.
Iratkezelési megoldásaink nagyvállalati környezetben teljes mértékben alkalmasak az iratkezeléshez, iktatáshoz kapcsolódó valamennyi munkafolyamat, úgymint a
-
postabontás,
-
elő-feldolgozás, szkennelés, OCR-ezés
-
érkeztetés, szignálás, vonalkódos azonosítás
-
ügy- és iratiktatás, (szerződés és számlakép kezelés)
-
jóváhagyás,
-
kiadmányozás,
-
expediálás,
-
archiválás, selejtezés integrált elektronikus kezelésére.
Megoldásunk egyaránt támogatja a beérkező iratok, a belső keletkezésű dokumentumok, valamint a kimenő iratok kezelését; lefedve azok teljes életciklusát a beérkezéstől, keletkezéstől a különböző folyamatokon át, egészen az archiválásig, selejtezésig.
A TriDoc alkalmazás bevezetésével megvalósul
-
az egységes dokumentumkezelés és -tárolás
-
az iratok elektronikus úton történő továbbítása, papír alapú iratmozgás kiváltása
-
az iktatási folyamatok kialakítása, egységesítése
-
az iratok mozgásának nyomon követhetősége
-
a folyamatok hatékony menedzselése, a feladatok kiadása és számonkérése határidő-kezeléssel és eszkalációval támogatva
A bevezetést követően a folyamatok átfutási ideje csökken, a dokumentumok keresésével és mozgatásával járó operációs költségek redukálódnak. A munkatársak iratok keresésével töltött ideje jelentősen csökken, a fizikai dokumentumokra való várakozási idők közel teljes mértékben kiküszöbölhetők.
TriDoc enterprise rendszer fő előnyei
- Egységes és strukturált dokumentum és adattárolás, gyors visszakereshetőség.
A rendszerbe iktatott dokumentumok számos paraméter és dimenzió mentén kerülnek tárolása, ezáltal biztosítva a gyors és hatékony visszakereshetőséget.
- Tetszőleges munkafolyamatok támogatása a papír alapú és elektronikus kezelésére.
A rendszer általános és jóváhagyási workflow moduljai számos lehetőséget biztosítanak az iratkezelési folyamatok rendszerben történő implementálására.
- Automatikus tömeges érkeztetés és iktatás.
A rendszer iktatócsatornákkal támogatja a tömeges, automatikus dokumentum iktatást. A papír alapon nagy számban beérkező számlák, szerződések stb. így közvetlenül a szkennelést és elő-feldolgozást/digitalizálást követően automatikusan bekerülhetnek a rendszerbe.
- Iktatás és visszakereshetőség meta adatok szerint.
Az iktatott dokumentumok több beépített és egyedi meta adattal láthatók el. Ezek mindegyike külön-külön és együtt is használható a dokumentumok visszakeresésénél. A keresési paraméterek mentése is támogatott.
- Szkennelt, OCR feldolgozott dokumentumok kereshetősége (Full text search).
A rendszer bevezetését követően azokat a dokumentumokat, hivatalos leveleket is könnyen kikeresheti, amelyek papíron érkeztek az önök cégéhez és amelyek szkennelés OCR feldolgozás után kerültek iktatásra. A rendszer full text search funkciója lehetővé teszi, hogy a csatolt MS Word, Excel, PDF stb. formátumú anyagokban lévő szavakra is kereshessenek a felhasználók.
- Sablon alapú dokumentum generálás.
A rendszer lehetőséget biztosít, hogy az arra jogosult felhasználó a kitöltött, vagy más rendszerből érkező meta adatok alapján sablonok felhasználásával új dokumentumot generáljon, új ügyet kezdeményezzen.
- Beépített workflow modul.
A rendszer workflow modulja az ügyviteli és jóváhagyási folyamatokat egyaránt támogatja. A jóváhagyási és ügyviteli feladatokról a felelősök automatikus email értesítést kaphatnak.
- Munkalista, feladat nyomon követés.
Minden felhasználó saját munkalistával rendelkezik, ahol nyomon követheti az általa kiadott, a jóváhagyásra váró és elvégzendő feladatokat. A késésben lévő feladatokról a felhasználó és szükség esetén annak felettese is figyelmeztetést kap.
A rendszer technikai jellemzői
- Platform független szerver oldali alkalmazás.
A TriDoc alkalmazás egy multi-platform rendszer, melyet Windows, Linux és Macintosh környezetben egyaránt alkalmazhatunk. A rendszer szerverkörnyezetbe történő telepítést követően intraneten, vagy interneten keresztül érhető el. A rendszer használatához a felhasználóknak mindössze egy böngészőre van szükségük.
- Teljesen webes rendszer.
Iktassa dokumentumait bárhonnan, bármikor a teljesen webes TriDoc rendszer segítségével! Az általunk alkalmazott RIA technológiával mindezt egy áttekinthető, ergonomikus felhasználói felületen teheti.
- Dokumentumtárolás fájlformátumtól függetlenül.
A TriDoc rendszer bármilyen fájlformátum dokumentumként való iktatását támogatja. Az iktatott dokumentum megtekintése a felhasználó kliens gépének megfelelő alkalmazásával történik.
- Többszintű jogosultságkezelés, magas fokú adatbiztonság.
Az alkalmazásban hierarchikus jogosultsági szerepkörök alakíthatók ki. Felhasználói szerepkörönként kialakítható, hogy ki, milyen funkciókhoz, adatokhoz férhet hozzá.
- Többnyelvű használatot támogató felhasználói felület.
A TriDoc enterprise rendszer valódi többnyelvű rendszer, a támogatott nyelvek közül 5 nyelvet telepíthet a rendszerbe, ezek közül a nyelvek közül választhatnak a felhasználók. A rendszerben használt nyelvi verziók ezen felül szabadon testreszabhatók, akár teljesen új nyelvi verziók is létrehozhatók.