Képernyőminták - Irattári tervek
Az irattári terv határozza meg az ügyek és iratok iktatószám formátumait, a használt ügyköröket és azok feldolgozását segítő workflow-kat. Egyszerre csak egy hatályos irattári terv lehet. Újonnan létrehozott irattári terv csak hatályosítás után lép életbe. Az irattári terv megfelelő működésének feltétele az iktatószámok megfelelő beállítása és legalább egy darab ügykör kialakítása.
Képernyőminták - Workflow munkapontok
Workflow tervezés során meg kell határozni, hogy a munkamenet milyen munkafázisokból áll ezeket nevezzük munkapontoknak. Ezt követően meg kell határozni, hogy a kezdő munkapontból milyen munkapont átmenetekkel jut el az ügy a lezáró munkapontba.
Minden munkafolyamat munkapontok sorozatából áll. A munkapontokon az ügyintézők és a jóváhagyók vagy szabadon, vagy az itt meghatározott feladatok alapján végzik az ügyek feldolgozását.
Képernyőminták - Workflow tervezés
Az ügyek különböző munkafolyamatokon mehetnek keresztül, melyek állapotmeneteit a workflow tervezés során határozhatjuk meg. Egy workflow meghatározza, hogy hogyan kell kezelni a hozzá tartozó ügyeket. Az ügyeket létrehozás után szignálni kell egy felelősnek. Ezek után a felelős elindíthatja az ügy feldolgozását.
Képernyőminták - Workflow átmenetek
orkflow tervezés során meg kell határozni, hogy a munkamenet milyen munkafázisokból áll ezeket nevezzük munkapontoknak. Ezt követően meg kell határozni, hogy a kezdő munkapontból milyen munkapont átmenetekkel jut el az ügy a lezáró munkapontba. Itt a munkapont átmeneteket tervezhetjük meg.
Melyik munkapontban van? Melyik ügyintézőnél van? Milyen állapotban van az ügy? Itt ezeknek a jellemzőknek a változását lehet meghatározni.
Képernyőminták - Ügykörök
A rendszerbe felvitt ügyköröket a hatályos irattári terv határozza meg. Egy-egy ügykörhöz kerül rögzítésre a megőrzési idő és a kapcsolódó jóváhagyási folyamatok.