Gyakran Ismételt Kérdések

Kérdések és válaszok, melyeket ügyfeleink már gyakran feltettek nekünk. Önnek is lenne kérdése? Küldje el nekünk, és mi megpróbálunk válaszolni.


A rendszer kliens gépekkel szemben támasztott hardverigénye minimális, egy böngésző futtatására alkalmas konfigurációra van csak szükség. A támogatott böngésző Internet Explorer 11 vagy újabb verzió. (Chrome, Mozilla Firefox, Safari és egyéb böngészők használata is támogatott).

Ez minimum Windows 8 operációs rendszert jelent, hardver oldalon pedig a következőket:

  • 2 GHz+ processzor

  • 2 GB+ RAM

  • hálózati kártya (tűzfal esetén a szerver elérését biztosítani kell)

A kialakított rendszer csak a Megrendelő belső hálózatából érhető el, egyelőre publikus internet felől nem.

A rendszer működik 1366x768 pixeles felbontás alatt is, de a képernyők 1280x1024 pixeles felbontásra optimalizáltak.

A TriDoc rendszer használata Android és iOs eszközökön is natívan támogatott.

A rendszerhez belépési joggal nem rendelkező felhasználókkal e-mail formájában tudunk iratokat megosztani. Az irat adatkartonján a csatolmányok alatti Levél küldése gombbal tudjuk az adott irat verziójához tartozó fájlokat tetszőleges címzettek részére elküldeni.

Az iratok kapcsolódó fájljainak megjelenítése és szerkesztése a rendszeren kívül, a kliens oldal megfelelő alkalmazásában történik. A PDF, TXT, JPG, JPEG, PNG formátumú csatolmányokba a beépített előnézet funkcióval is módunk van betekinteni.

Az irat-hozzáférés szabályozásánál alapelve szerint egy felhasználó azon iktatott iratokat láthatja:

  • aminek ő a felelőse

  • amit ő hozott létre

Ehhez az alapvető szabályhoz adódnak hozzá a kategória és a projekt, valamint láthatósági jogok. Fontos kiemelni, hogy itt ténylegesen hozzáadásról, azaz a jogok kibővítéséről van szó, azaz, ha egy felhasználónak joga van egy iktatott irathoz, mert pl. ő a felelőse, akkor, ha a projekthez neki nem is adunk meg jogot, akkor is látni fogja az iktatott iratot, mint felelős.

Az iratkategóriákhoz lehet adatláthatósági, azaz kategória jogosultságokat rendelni. Az iratok láthatóságához tartozó szerepkörök mondják meg, hogy ki melyik irattal dolgozhat a rendszerben (ezeken az iratokon azokat a funkciókat végezheti el, amelyeket funkciós szerepkörként megkap).

A kialakított kategória jogosultságok a rendszer adminisztrátorainak beállításai alapján változhat.

A szervezeti egységek vezetőinek (és az irathoz írási joggal hozzáférőknek) további lehetősége van az adatszintű jogok kiterjesztésére, ugyanis az egyes iratokhoz további felhasználókat adhat hozzá, akik szintén elérhetik az adott iratot.  Ezt az irat adatlapján egy egyszerű felületen keresztül teheti meg.

Az Irat adatlapján a Láthatósági adatok fül alatt található táblázatban összesítve jelenik meg, hogy mely felhasználó, milyen hozzáféréssel rendelkezik az adott irathoz. Ezen hozzáférések az alábbiak lehetnek:

  • Felelős – a létrehozás során felelősként jelölték meg

  • Létrehozó – ő rögzítette a rendszerben

  • Ügy – egy ügyéhez újabb iratot csatoltak, így az újat is láthatja

  • Kategória – a beállított dokumentum kategória jogosultságtól függően

  • Projekt – projekthozzáférés beállításától függően

  • Kiválasztott workflow – munka továbbadása során kapott jogot

  • Egyéni – tájékoztatásra átadással kapott jogot

A táblázatban egy felhasználó több jogosultsági beállítás alapján is rendelkezhet hozzáféréssel: például munkát adtak tovább neki, de mellette kategória joga is van. A különböző szintű hozzáférések (Nincs, Olvasás, Olvasás és írás, Teljes) közül mindig a legmagasabb szintű jogosultság lesz a mérvadó.

Ugyanitt adhatunk iratonként egyedi hozzáférési jogokat, akár időbeli korlátozással.

A TriDoc rendszer a felhasználókat azok egyénileg beállított preferenciái alapján e-mail formájában képes értesíteni.

E-mail értesítéseket kaphatunk:

  • E-mail értesítés új workflow feladat érkezéséről.

  • E-mail új jóváhagyási feladat érkezéséről.

  • E-mail új jóváhagyási értékelés érkezéséről

  • E-mail értesítés késő workflow feladatról. (Felettesnek is)

  • E-mail értesítés késő jóváhagyási feladatról. (Felettesnek is)

  • E-mail értesítés megújítási határidő lejártáról.

  • E-mail értesítés arról, hogy ügyet küldtek nekünk

  • E-mail értesítés arról, hogy ügyet kértek el tőlünk

  • E-mail értesítés arról, hogy expediálási feladatunk érkezett

  • E-mail értesítés arról, hogy egyéni jogosultságot kaptunk egy iratra

Az e-mail értesítések nyelve:

  • Az email értesítéseket a felhasználók a saját beállított nyelvükön kapják.

Az iratokhoz lehetőség van előkészített sablonok alapján a meta adatok felhasználásával csatolmányt, illetve letölthető fájlt generálni. Ehhez az Iratiktatás adatlapon kattintson a További műveletek /  Irat generálása sablon alapján gombra. A felugró ablakon válassza ki, hogy melyik sablon alapján kíván dokumentumot generálni. Ezután kattintson a Generálás sablonból letöltésre gombra, ha le szeretné tölteni a generált dokumentumot, vagy a Generálás sablonból verzióhoz gombra, hogy az irat adott verziójához csatolja a rendszer a fájlt.

Hogyan tud feltölteni sablonokat a rendszerbe?

Képernyő: Testreszabás/Dokumentum sablonok

A dokumentum sablonok segítségével lehetőségünk van meta adatokat tartalmazó dokumentumok (pl.: dokumentum előlap) gyors generálására. Ehhez dokumentum fajtánként egy könyvjelzőket tartalmazó .docx fájlt kell feltöltenünk a következő módon:

  • Lépjen a Testreszabás / Dokumentum sablonok menüpontba!

  • Váltson a Sablon adatok szerkesztése fülre!

  • Kattintson az Új gombra!

  • Adja meg a sablon nevét!

  • Válassza ki a sablon típusát és kategóriáját!

  • Csatolja a könyvjelzőket tartalmazó .docx forrásfájlt!

  • Kattintson a Mentés gombra!

A docx fájl elkészítése során a rendszer által kitöltendő helyekre úgynevezett helyörzőket helyezzünk el. Ezek helyes formátuma: ${helyorzo_neve}

Egy helyörző a dokumentum belső tartalom részében bárhol elhelyezkedhet, így akár táblázatokban is.

A rendszerben lévő alapértelmezett mezők helyörzője adott, ezeknek a helyes elnevezéseit, melyeket a dokumentumban el kívánunk helyezni a Beépített összerendelések gombot megnyomva tudjuk megjeleníteni. A felugró minden alapmezőt meg fogunk találni, a helyörző nevét a Helyzörző oszlopból másoljuk ki!

A sablonok természetesen az Ön által előzetesen felvitt egyedi mezőket is tartalmazhat. Egyedi mezők esetében a helyörzőket Önnek kell megadnia.

A Field listen viheti fel az egyedi mezőket, amiket a dokumentumban használni kíván és a kapcsolódó helyörzőket. A helyörző elnevezése tetszőleges lehet. Javasoljuk az egyszerű, ékezeteket nem tartalmazó helyörző nevek használatát!

Az alapértelmezett mezőket az adott helyörzőkkel már nem kell rögzítenie sablonjához, csak az egyedi mezőket!

A sablongenerálás funkció könnyebb elsajátításához próbálja ki a rendszerbe előzetesen betöltött alap sablonokat!