Küldemények érkeztetése

Az érkeztetés a TriDoc rendszerben négy különböző módon történhet:

  • automatikus érkeztetés beállított érkeztetési könyvtárak (folderek) használatával

  • automatikus érkeztetés beállított email érkeztetési csatorna használatával

  • automatikus érkeztetés webservice-en keresztül

  • manuális érkeztetés

Automatikus érkeztetések esetén a beérkező dokumentumok érkeztetési kartonja az előre definiált adatok segítségével a rendszer által kerül kitöltésre.

Manuális érkeztetésnél az érkeztetésért felelős kolléga rögzíti a beérkező küldemény/irat adatait. A levél bontása történhet az érkeztetéssel azonos időben, de egy későbbi időpontban, akár más felhasználó által is. A bontásra váró küldemények a bontási munkalistában várakoznak.

Az érkeztetéskor rögzített küldőhöz, illetve címzetthez kapcsolódó adatok kinyerhetők a rendszer partnertörzséből, de akár manuális bevitellel is felvihetők.

Az érkeztetés során az érkeztető dönt a levél további sorsáról, hogy a levél iktatandó vagy sem. Amennyiben iktatandó, úgy az alábbi lehetőségek közül választhat:

  • szkennelés nem szükséges

  • szkennelés és OCR is szükséges

  • szkennelésre, OCR feldolgozásra és meta adat kinyerésre is szükség van.

A digitalizálásra és iktatásra váró dokumentumok a Szkennelési és Iktatási munkalistákban várják a feldolgozást.

Az érkeztetés során lehetőség van az érkeztetett iratok vonalkódos azonosítására. A vonalkódok használata révén a digitalizált anyagok egyszerűen összekapcsolhatók érkeztetési kartonjaikkal.

Az érkeztetést követően kerül sor a küldemény bontására. A bontás lezárásával indulhat el az irat iktatása, az irat átkerül az Iktatási munkalistába.

A bontást követően a következő lehetőségeink vannak:

  • Kezdő irat iktatása (egy új ügy és hozzá tartozó irat létrehozása)

  • Előzmény vizsgálat  (irat iktatása egy meglévő ügyhöz)

  • Iktatás ügy nélkül

  • Nem iktatandó állapotba helyezés


A címzett a küldemény kibontását követően eldönti, hogy szükséges-e a küldemény iktatása. Ha nem, akkor azt „nem iktatandó”-ként kell jelölni a rendszerben. 

Amennyiben iktatandó az érkeztetett postai küldemény, akkor annak feldolgozását az iktató jogosultsággal rendelkező (is) felhasználónak kell folytatnia.

Szignálás - ügyintéző kijelölés

A már érkeztetett, ezzel szignálásra előkészített anyagokhoz az arra jogosult szervezeti egység, vagy személy kijelöli az ügyintézést végző személyt. A TriDoc enterprise rendszer egyaránt támogatja a manuális és az automatikus szignálást.

A szignálás történhet konkrét személyre, vagy szervezeti egységre. Szervezeti egység esetén az irat szignálható a szervezeti egység vezetőjének, beosztás vagy terheltség alapján, vagy minden munkatárs számára.

A szignálást adott esetben a címzett visszautasíthatja, ekkor az irat visszakerül a szignáló személy szignálási munkalistájára.

Üzleti folyamatok

érkeztetés | szignálás | iktatás | archiválás | expediálás | archiválás

Ismerje meg a TriDoc enterprise rendszerünk által lefedett főbb iratkezelési és üzleti folyamatokat.