Manuális iktatás

Kezdő irat iktatás

A Kezdő irat iktatás funkció olyan iratiktatás esetén használatos, amikor az irat iktatásával egyidőben a kapcsolódó ügyet is létre kívánjuk hozni, ezzel felgyorsítva az iktatási folyamatot.

Az iktatási folyamat az adatkarton kitöltéséből és a kapcsolódó elektronikus fájlok feltöltéséből áll.

Iratiktatás

Amennyiben meglévő ügyhöz kívánunk új iratot iktatni, vagy ügy nélkül iktatnánk az iratot, úgy azt Irat iktatás képernyőn tehetjük meg. Az iktatás során létrejön az irat adatkartonja, mely az összes rögzített adatot tartalmazza.

Iratkeresés

A rendszerbe rögzített iratok azok minden felvitt meta adata alapján az iratkeresés funkció használatával egyszerűen és gyorsan visszakereshetők.

Irattörténet

Az iraton történt változtatások nyomon követésére az Irattörténet szolgál. Az Irattörténet megmutatja, hogy ki, mikor iktatta, hagyta jóvá, módosította, vagy törölte az adott iratot.

Automatikus csoportos iktatás iktató csatornák használatával

A TriDoc enterprise rendszer a csoportos iratfeldolgozás felgyorsítására két csoportos iktatási (és érkeztetési) változatot is támogat. Az iratok iktatása történhet fájlrendszerből és/vagy e-mail csatornák használatával.

A csoportos iktatás során beállítástól függően létrejöhet

  • az érkeztetési karton,

  • az iratkarton,

  • az ügykarton

  • vagy ezek közül bármelyik két vagy három karton is egyszerre.

A kartonokon kitöltendő kötelező mezők a csatorna beállítása során kerülnek meghatározásra. A csoportos iktatási csatornán érkezhetnek xml fájlok is, ez esetben a meta adatok kitöltése ezekből az xml fájlokból történő adatkinyeréssel is megvalósulhat.

A csatornák lekérdezésének gyakorisága egy egyedileg beállítható paraméter.

Fájlrendszerből (folderből) történő iktatás

A fájlrendszerből történő automatikus iratiktatás két fő felhasználási területe a rendszerbevezetést követő migrálás támogatása, és az előfeldolgozott iratképek iktatása.

E-mail alapú iktatócsatornák

Automatikus iktatást végezhetünk e-mail csatornák felhasználásával is. Az e-mail alapú iktatás során az előre beállított e-mail címre érkező e-mailek - azok csatolmányaival együtt - automatikusan iktatásra kerülnek.

E-mail alapú iktatócsatornát használhatunk:

  • céges e-mail fiókok beérkező e-mailjeinek automatikus iktatására (pl. megrendeles@cegnev.hu)

  • projektekhez kapcsolódó levelezések iktatására

  • szkennelt anyagok e-mail alapú iktatására

Amennyiben szükséges, az így iktatott anyagokat utólag egy erre a feladatra kijelölt felhasználó által ellenőrzésre, kiegészítésre, vagy akár törlésre is kerülhetnek.

Iratkarton

Minden a rendszerbe iktatott irat egy önálló adatkartonnal rendelkezik, mely tartalmazza az irathoz kapcsolódó összes információt.

Alapadatok:

  • Tárgy

  • Ügykör

  • Iktatókönyv

  • Típus

  • Felelős

  • Irat vonalkód stb.

Kiegészítő adatok:

  • Projekt

  • Külső azonosító

  • Polc vonalkód

  • Megjegyzés stb.

A rendszer ezen felül lehetőséget biztosít egyedi mezők rögzítésére is.

Az iratkarton képernyő külön fülön tartalmazza az irat érkeztetési és expediálási adatait, a láthatósági információkat, az irat különböző verzióit valamint az elektronikus aláírással rendelkező csatolmányok aláírás információit.

Iratverziók

A belső dokumentumok változás-követését a három (opcionálisan akár több) szintű verzionálás hivatott támogatni. A vállalat dokumentációs irányelveinek megfelelően az egy-egy dokumentumon végzett változtatásokat követően minden esetben új verziót rögzítünk az adott adatkartonhoz, a megfelelően helyiértéken növelve a verziókartonhoz kapcsolódó a verziószámot.

A verzionálás révén a rendszer garantálja, hogy a felhasználók mindig a legújabb, aktuális verziót lássák munkájuk során. A korábbi verziók automatikusan archiválásra kerülnek.

Kapcsolt dokumentumok, fájlok

Egy-egy iratverzióhoz akár több fájl csatolására is van mód. A fájlformátumokkal kapcsolatban nincsenek megkötések, így az elektronikus dokumentumok, a szkennelt iratképek, az OCR folyamat során keletkező xml fájlok mellett bármely más típusú fájl is feltölthető. (Például: CAD fájlok, MP3 hanganyagok, tömörített zip vagy rar fájlok stb.)

Aláírások

Az irathoz tartozó elektronikus aláírással rendelkező fájlok aláírás információi az iratkarton külön paneljén egyenként kerülnek megjelenítésre. 

A megjelenített aláírási információk:

  • Aláírt

  • Érvényesség

  • Aláírás ideje

  • Aláíró neve

  • Aláíró DN

Üzleti folyamatok

érkeztetés | szignálás | iktatás | archiválás | expediálás | archiválás

Ismerje meg a TriDoc enterprise rendszerünk által lefedett főbb iratkezelési és üzleti folyamatokat.

üzleti folyamatok