Ajánlott megoldáscsomagunk teljes mértékben alkalmas a számlakezeléshez, iktatáshoz kapcsolódó valamennyi munkafolyamat, úgymint az elő-feldolgozás; szkennelés és OCR-ezés; érkeztetés, szignálás, vonalkódos azonosítás; ügy- és iratiktatás (számlakép kezelés); engedélyezés és kifizetés; archiválás és selejtezés integrált elektronikus kezelésére.

Szkennelés és előfeldolgozás

A számlák tömeges szkennelését és előfeldolgozását külső hardver és szoftver eszközök segítségével végezzük. A szkennerek és OCR alkalmazások tekintetében rendszerünk bármely eszközt támogat. A karakterfelismerés javasolt eszköze: OcuLens.

A számlák azonosítására és kategorizálására javasoljuk az előre gyártott vonalkódok használatát. Az előfeldolgozás során az OcuLens megoldás  a számla legfontosabb adatait kinyeri és egy XML fájl formájában elhelyezi a szkennelt PDF állomány mellé.

A kinyerhető számla adatok:

  • Számlaszám

  • Számla kiállítójának adatai

  • Vevő adatai

  • Számla kelte

  • Teljesítés időpontja

  • Fizetési határidő

  • Fizetendő végösszeg stb.

A kinyert számla adatok az irat adatkarton alap és egyedi mezőiben kerülnek tárolásra. Az adatok ellenőrzése, későbbi módosítása támogatott.

Automatizált, tömeges iktatás

A szkennelt, előfeldolgozott számlákat a feldolgozást követően dedikált alkönyvtárakban helyezi el az OcuLens alkalmazás.  

A TriDoc rendszer az alkönyvtárak ütemezett feldolgozásával végzi el a számlaképek és kapcsolódó XML fájlok feldolgozását, iktatást.

Egy-egy alkönyvtár egy-egy iktatási csatornának feleltethető meg a rendszerben. Egy iktatási csatorna létrehozása során paraméterezéssel tudjuk beállítani az alábbiakat:

  • Beolvasási gyakoriság

  • Érkeztetés/Iktatás/Ügyiktatás történjen-e

  • Vonalkódot/Azonosítót fog-e tartalmazni a feldolgozott fájl neve

  • Munkafolyamat automatikus indítása történjen-e meg iktatást követően

  • Érkeztetés/Iktatás adatkartonja kerüljön-e zárolásra

Számlák strukturált tárolása, visszakeresése

Iktatott számláinknak minden adatát strukturált formában tárolhatjuk. legyen szó a számla fejadataitól, egyedi azonosítókról (számlaszám, megrendelésszám) vagy könyvelési adatokról.

Számláinkhoz csatolhatunk szerződéseket, megrendeléseket, a teljesítés igazoló vagy egyéb kapcsolódó iratokat (pl. likvidlap).

A számlák kategorizálása és keresése több dimenzió mentén lehetséges.

Adatbiztonság, titkosított tárolás

Számláink a TriDoc rendszer adatbázisában kerülnek tárolásra. Az adatok hozzáférés-biztonságát szerver és kliens oldali titkosítással, kétfaktoros azonosítással és titkosított csatornán történő kommunikációval támogatjuk.

Lejárt megőrzési idejű számláink archívumba helyezése történhet külső megoldások használatával (pl. Saperion, EMC Documentum) vagy TriArchive rendszerünkbe való áttöltéssel.

Számla-engedélyezés

Az iktatott számlák engedélyezési folyamata egyedileg testreszabható munkafolyamatokkal támogatott. A folyamat szereplőit a folyamat során munkalistákkal, e-mail értesítésekkel, csoportos értékelési opciókkal segítjük. A számla adatainak ellenőrzése és a számlakép megtekintése az irat adatlapon és annak előnézeti funkciójának használatával történik.

Az engedélyezők értékelésük leadása előtt megtekinthetik a sorban előttük álló jóváhagyók értékeléseit.

Adatkapcsolatok - SAP integráció

A számla engedélyezési folyamata során  szükség lehet a külső rendszerekkel (SAP vagy egyéb ERP vagy számlázó megoldás) való együttműködésre. A TriDoc rendszer különböző, egy- illetve kétirányú, adatkapcsolatok kialakításával képes bevonni külső rendszereket a számla engedélyezési folyamatába.

  • Számla előrögzítés (Iktató – SAP/Külső rendszer)

  • Számla iktatása (SAP/Külső rendszer – Iktató) – Kimenő számlák

  • Előrögzített bizonylatszám átadása iktató rendszernek (SAP/Külső rendszer – Iktató)

  • Likvid lap nyomtatás és csatolása iratkartonhoz (SAP/Külső rendszer – Iktató)

  • Könyvelési, fizetési zár feloldása SAP-ban (Iktató – SAP/Külső rendszer)

  • Könyvelt, fizetett státuszok átadása iktató rendszernek (SAP/Külső rendszer – Iktató)

E-számlák kezelése

Az e-számlákat a papír alapú számlákhoz hasonló módunk tudjuk kezelni a TriDoc rendszerben. Az e-számlák automatikus iktatása során a rendszer a számla adatait a számla fájl adataiból olvassa ki. Az e-számlákat rendszerünk azok formátumától függetlenül képes kezelni.

Távoli engedélyezés

Az alkalmazott HTML5 technológiának és keretrendszernek köszönhetően megoldásaink, így a számla-engedélyezéshez kapcsolódó funkciók is, tableten, mobilon és desktop alkalmazásként egyaránt használhatók!

  • Támogatott platformok: Windows, Macintosh, Linux, Android, iOS

  • Támogatott böngészők: Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, Safari, Opera, Edge

Digitális aláírás ellenőrzés

A digitális aláírással rendelkező számlák hitelességének ellenőrzése alapfunkció szinten támogatott.

 

Kapcsolódó tartalom

Dokumentumkezelés 2017 koneferencia: Papír alapú számlák kezelésének automatizálása, hatékony számla engedélyezési folyamatok kialakítása - Előadás

Letöltés

Üzleti folyamatok

érkeztetés | szignálás | iktatás | archiválás | expediálás | archiválás

Ismerje meg a TriDoc enterprise rendszerünk által lefedett főbb iratkezelési és üzleti folyamatokat.

üzleti folyamatok