Papír alapú dokumentumok érkeztetése, kezelése

Postabontás, érkeztetés

A rendszer támogatja az érkeztetés és postabontás egy időben vagy külön időpontban, azonos vagy akár külön-külön személyek által történő kezelését is. Így a bontással egy időben, vagy akár a bontást követően történhet a bejövő dokumentumok érkeztetése, azaz elektronikus rögzítése.

Vonalkódos azonosítás

Az érkeztetés során történik meg a beérkezett dokumentumok vonalkódos azonosítása. Ebben a lépésben külső rendszerből származó vagy a TriDoc rendszerből előzőleg már legenerált vonalkódokat ragasztjuk a dokumentumokra; így azok a későbbiekben egy vonalkód olvasóval bármikor kikereshetővé válnak a rendszerben.

A TriDoc enterprise rendszer lokalizációs vonalkódok használatával lehetőséget biztosít a rögzített dokumentumok fizikai helyének azonosítására, irattározás követésére és visszakereshetőségére is.

Előfeldolgozás

A bejövő iratok szkennelése és az opcionális karakterfelismerés külső alkalmazások használatával történik. Az elkészült iratképek, valamint a feldolgozás eredményeképpen keletkező olvasható pdf vagy xml fájlok a feldolgozást követően automatikusan kerülnek rögzítésre.

Elektronikusan érkező anyagok kezelése

Automatizált iktatócsatornák - tömeges iktatás

Megoldásunk automatikus iktatás funkciója lehetőséget biztosít arra, hogy automatizált iktatócsatornát hozzunk létre a TriDoc enterprise és egy olyan tetszőleges eszköz között, amely képes e-mailen keresztül elküldeni az iktatandó dokumentumokat.

Az előre definiált (dedikált) e-mail címekre érkezett iratok külön felhasználói beavatkozás nélkül, automatikusan kerülnek iktatásra.

Könyvtárból történő iktatás - tömeges iktatás

Szintén az automatikus, tömeges iktatást hivatott támogatni a könyvtárból történő iktatás. Ebben az esetben az előre meghatározott könyvtárakból bizonyos időközönként a rendszer beolvassa és iktatja a dokumentumokat.

Egyedi e-mail iktatás Ms Outlook-ból

Amennyiben eseti e-mail iktatásra lenne szükségünk, úgy arra a TriDoc rendszer Ms Outlook-ba épülő modulja nyújt megoldást. Az Add-In használatával bármely e-mailünket, annak csatolmányaival együtt, közvetlenül iktathatjuk a rendszerbe.

TriDoc enterprise

Iratkezelés nagyvállalati szemléletben

Átfogó iratkezelési megoldások a szerződések, számlák, megrendelések és egyéb beérkező és belső keletkezésű vállalati dokumentumok hatékony és biztonságos nyilvántartására.