Minden iratot és ügyet egyértelműen meghatároz annak egyedi iktatószáma. Az iratok esetében az irat életciklusának legfontosabb, egyedi állomásai - az érkeztetés, kiadmányozás és expediálás - is egyedileg kerülnek jelölésre.

A TriDoc rendszer 5 különböző iktatószámot használ az ügyek és iratok azonosítására. Ezen iktatószámok mindegyikének formátuma egyedileg határozható meg.

  • Ügyszám formátum

  • Iktatószám formátum

  • Érkeztetési szám formátum

  • Kiadmányozási szám formátum

  • Expediálási formátum

Az aktuálisan használt iktatószámok formátumait minden esetben a hatályos irattári terv határozza meg.

Az év fordultával az iktatószámok futó sorszáma automatikusan újraindul.

Példák különböző iktatószám formátumokra:

  • Iktatókönyv/Év/Sorszám

  • Iktatókönyv-Év-Sorszám

  • Év/Iktatókönyv/Sorszám

  • Év-Iktatókönyv-Sorszám

  • Év/Sorszám

  • Iktatókönyv-Év/Sorszám

  • Ügyszám/Iktatókönyv/Év/Sorszám stb.

A különböző iktatószámok formátumán felül azok kezdőértéke és hosszúsága is egyedileg paraméterezhető.