Minden a rendszerbe iktatott irat egy önálló adatkartonnal rendelkezik, mely tartalmazza az irathoz kapcsolódó összes információt.
-
Alapadatok: Cím, Iktatókönyv, Kategória, Típus, Felelős, Irat vonalkód stb.
-
Kiegészítő adatok: Projekt, Külső azonosító, Polc vonalkód, Megjegyzés stb.
A rendszer ezen felül lehetőséget biztosít egyedi mezők rögzítésére is.
Az iratkarton képernyő külön fülön tartalmazza az irat érkeztetési és expediálási adatait, a láthatósági információkat, az irat különböző verzióit valamint az elektronikus aláírással rendelkező csatolmányok aláírás információit.
Iratok kategorizálása
Dokumentum kategóriák
A dokumentum kategóriákhoz külön kategória jogosultságokat adhatunk. Meghatározhatjuk, hogy kik láthatják az adott kategóriájú dokumentumokat, pl.: külön jogosultság a szerződésekhez és külön a számlákhoz.
Dokumentum típusok
A dokumentum típusok azért fontosak, mert az egyedi mezők egy fajtája típusfüggő formában határozható meg. Szintén dokumentum típusokhoz rendelve hozhatók létre a rendszerben a különböző irat jóváhagyási folyamatok.
Projektek
A rendszerben tárolt iratokat, dokumentumokat projektekhez lehet rendelni. A projektekhez tartozó dokumentumokhoz egyedi projekt jogosultságok adhatók.
Kapcsolt dokumentumok, fájlok
Egy-egy iratverzióhoz akár több fájl csatolására is van mód. A fájlformátumokkal kapcsolatban nincsenek megkötések, így az elektronikus dokumentumok, a szkennelt iratképek, az OCR folyamat során keletkező xml fájlok mellett bármely más típusú fájl is feltölthető. (Például: CAD fájlok, MP3 hanganyagok, tömörített zip vagy rar fájlok stb.)